CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, assessorar executivo- s / Área- s, gerenciar informações, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve contornar situações adversas, filtrar ligações telefônicas, comprar material, equipamento e mobiliário, marcar compromissos, administrar arquivos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, encaminhar documentos, identificar a natureza do documento, demonstrar capacidade de comunicação, definir horários, reproduzir documentos, elaborar ficha de avaliação, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, requisitar material, conferir material, datilografar documentos, digitar documentos, divulgar informações, formatar documentos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, transcrever textos, atender ligações telefônicas, formular pedidos de compra, elaborar planilhas e gráficos, reservar sala/local, anotar recados, cancelar compromissos, redigir documentos, acompanhar processos, demonstrar pró-atividade, pesquisar local, adaptar-se a mudanças, confeccionar clippings, protocolar correspondência, administrar estresse, contratar serviços de terceiros, fornecer informações, consultar profissionais de outras áreas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar iniciativa, demonstrar espírito de liderança, classificar documentos, adaptar espaço para armazenagem, enviar convite ou convocação, elaborar base de dados, administrar agenda do- s executivo- s, programar as atividades da equipe, transmitir recados, atender pedidos e solicitações, preparar apresentações, elaborar atas, ler documentos, recepcionar pessoas, demonstrar discrição, demonstrar capacidade de retórica, administrar pendências, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, elaborar convites e convocações, despachar com o- s executivo- s, cadastrar documentos, trabalhar em equipe, transmitir fax, demonstrar sensibilidade, orientar pessoas, elaborar lista de presença, controlar prazos, controlar malote, encaminhar pessoas, acompanhar contratos e garantias, triar correspondência, estabelecer atribuições da equipe, direcionar informações, elaborar relatórios, enviar correspondência, encaminhar certificados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, fazer check-list, contratar expositores e palestrantes, preparar sala/local, trabalhar sob pressão, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar paciência, monitorar o trabalho da equipe, capacitar equipe, avaliar a equipe, dar suporte durante o evento, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, atualizar arquivos, ordenar documentos, tomar ditados, pesquisar informações e dados, controlar cronogramas, cobrar ações, cobrar respostas, secretariar reuniões, selecionar pessoal, cotar preços, anotar informações, receber correspondência, cobrar relatórios, manter atualizado o banco de dados, identificar o assunto, confirmar presença, administrar conflitos, elaborar prestação de contas, estabelecer cronograma de atividades, solicitar verbas, assinar documentação escolar, escolher cardápio, fazer ligações telefônicas, demonstrar dinamismo, colher assinatura, registrar correspondência, levantar necessidades de material, arquivar correspondência, dar suporte em reuniões, priorizar compromissos e ligações telefônicas.