CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, elaborar documentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve estabelecer atribuições da equipe, acompanhar processos, acompanhar contratos e garantias, digitar documentos, solicitar verbas, fornecer informações, triar correspondência, comprar material, equipamento e mobiliário, confirmar presença, priorizar compromissos e ligações telefônicas, definir horários, registrar correspondência, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar paciência, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar sensibilidade, pesquisar informações e dados, demonstrar espírito de liderança, cobrar relatórios, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, preparar sala/local, atender pedidos e solicitações, marcar compromissos, formatar documentos, reproduzir documentos, elaborar ficha de avaliação, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar discrição, estabelecer cronograma de atividades, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, elaborar convites e convocações, tomar ditados, elaborar prestação de contas, demonstrar capacidade de comunicação, receber correspondência, demonstrar iniciativa, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, cotar preços, programar as atividades da equipe, escolher cardápio, demonstrar senso de organização, avaliar a equipe, recepcionar pessoas, levantar necessidades de material, anotar recados, datilografar documentos, conferir material, despachar com o- s executivo- s, controlar malote, selecionar pessoal, dar suporte em reuniões, elaborar atas, contratar expositores e palestrantes, administrar pendências, adaptar espaço para armazenagem, redigir documentos, colher assinatura, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, reservar sala/local, orientar pessoas, contratar serviços de terceiros, administrar agenda do- s executivo- s, fazer ligações telefônicas, transmitir recados, identificar a natureza do documento, formular pedidos de compra, pesquisar local, cancelar compromissos, administrar conflitos, anotar informações, divulgar informações, ler documentos, fazer check-list, elaborar base de dados, monitorar o trabalho da equipe, manter atualizado o banco de dados, trabalhar sob pressão, controlar prazos, cobrar respostas, contornar situações adversas, enviar convite ou convocação, atender ligações telefônicas, ordenar documentos, administrar arquivos, elaborar relatórios, secretariar reuniões, cobrar ações, direcionar informações, administrar estresse, assinar documentação escolar, elaborar lista de presença, encaminhar pessoas, capacitar equipe, demonstrar pró-atividade, cadastrar documentos, transcrever textos, encaminhar ligações telefônicas, protocolar correspondência, arquivar correspondência, consultar profissionais de outras áreas, requisitar material, controlar cronogramas, enviar correspondência, encaminhar documentos, demonstrar dinamismo, classificar documentos, confeccionar clippings, dar suporte durante o evento, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, filtrar ligações telefônicas, encaminhar certificados, demonstrar capacidade de retórica, identificar o assunto, trabalhar em equipe, transmitir fax, adaptar-se a mudanças, preparar apresentações, atualizar arquivos.