CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve demonstrar competências pessoais, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, gerenciar informações, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve demonstrar iniciativa, formatar documentos, contratar serviços de terceiros, elaborar planilhas e gráficos, trabalhar sob pressão, acompanhar contratos e garantias, transmitir recados, reproduzir documentos, capacitar equipe, classificar documentos, confirmar presença, trabalhar em equipe, administrar conflitos, acompanhar processos, registrar correspondência, demonstrar paciência, elaborar relatórios, contornar situações adversas, enviar correspondência, conferir material, administrar agenda do- s executivo- s, transmitir fax, secretariar reuniões, cadastrar documentos, enviar convite ou convocação, formular pedidos de compra, cotar preços, preparar apresentações, triar correspondência, controlar cronogramas, demonstrar dinamismo, dar suporte durante o evento, comprar material, equipamento e mobiliário, levantar necessidades de material, redigir documentos, contratar expositores e palestrantes, elaborar base de dados, protocolar correspondência, pesquisar local, filtrar ligações telefônicas, cobrar ações, transcrever textos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, requisitar material, assinar documentação escolar, definir horários, direcionar informações, tomar ditados, consultar profissionais de outras áreas, marcar compromissos, estabelecer cronograma de atividades, orientar pessoas, preparar sala/local, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, datilografar documentos, demonstrar discrição, administrar estresse, atualizar arquivos, divulgar informações, programar as atividades da equipe, controlar malote, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar capacidade de comunicação, solicitar verbas, dar suporte em reuniões, identificar a natureza do documento, demonstrar senso de organização, adaptar-se a mudanças, pesquisar informações e dados, demonstrar capacidade de retórica, demonstrar pró-atividade, identificar o assunto, fazer ligações telefônicas, reservar sala/local, monitorar horários de entrada e saída, recepcionar pessoas, digitar documentos, administrar arquivos, monitorar o trabalho da equipe, despachar com o- s executivo- s, avaliar a equipe, atender ligações telefônicas, atender pedidos e solicitações, selecionar pessoal, demonstrar sensibilidade, cobrar relatórios, colher assinatura, encaminhar documentos, elaborar convites e convocações, ordenar documentos, cobrar respostas, receber correspondência, ler documentos, adaptar espaço para armazenagem, elaborar lista de presença, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, administrar pendências, elaborar prestação de contas, cancelar compromissos, encaminhar pessoas, elaborar ficha de avaliação, arquivar correspondência, anotar informações, manter atualizado o banco de dados, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, fornecer informações, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar espírito de liderança, escolher cardápio, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar ligações telefônicas, confeccionar clippings, anotar recados, encaminhar certificados, fazer check-list, elaborar atas, controlar prazos.