CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, gerir suprimentos, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve encaminhar pessoas, estabelecer atribuições da equipe, enviar convite ou convocação, atender pedidos e solicitações, demonstrar pró-atividade, formular pedidos de compra, atender ligações telefônicas, preparar sala/local, elaborar planilhas e gráficos, trabalhar sob pressão, identificar a natureza do documento, secretariar reuniões, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, controlar cronogramas, redigir documentos, estabelecer cronograma de atividades, selecionar pessoal, marcar compromissos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, definir horários, dar suporte em reuniões, anotar informações, avaliar a equipe, elaborar atas, escolher cardápio, solicitar verbas, confirmar presença, consultar profissionais de outras áreas, colher assinatura, classificar documentos, conferir material, cadastrar documentos, demonstrar discrição, administrar conflitos, demonstrar senso de organização, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, protocolar correspondência, filtrar ligações telefônicas, capacitar equipe, receber correspondência, despachar com o- s executivo- s, tomar ditados, divulgar informações, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar base de dados, identificar o assunto, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, acompanhar processos, digitar documentos, atualizar arquivos, enviar correspondência, trabalhar em equipe, elaborar lista de presença, recepcionar pessoas, anotar recados, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, administrar arquivos, formatar documentos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, monitorar o trabalho da equipe, direcionar informações, dar suporte durante o evento, programar as atividades da equipe, ordenar documentos, fornecer informações, demonstrar paciência, elaborar ficha de avaliação, controlar malote, demonstrar espírito de liderança, arquivar correspondência, comprar material, equipamento e mobiliário, cotar preços, monitorar horários de entrada e saída, transmitir fax, ler documentos, orientar pessoas, administrar agenda do- s executivo- s, levantar necessidades de material, contratar expositores e palestrantes, demonstrar dinamismo, confeccionar clippings, encaminhar certificados, cancelar compromissos, fazer ligações telefônicas, demonstrar sensibilidade, administrar pendências, assinar documentação escolar, priorizar compromissos e ligações telefônicas, registrar correspondência, manter atualizado o banco de dados, triar correspondência, encaminhar documentos, pesquisar local, transmitir recados, administrar estresse, elaborar relatórios, cobrar relatórios, elaborar prestação de contas, encaminhar ligações telefônicas, pesquisar informações e dados, requisitar material, elaborar convites e convocações, demonstrar iniciativa, adaptar espaço para armazenagem, reproduzir documentos, fazer check-list, acompanhar contratos e garantias, preparar apresentações, datilografar documentos, adaptar-se a mudanças, contornar situações adversas, demonstrar capacidade de retórica, reservar sala/local, transcrever textos, controlar prazos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, cobrar ações, contratar serviços de terceiros, cobrar respostas.