CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, gerenciar informações, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, demonstrar iniciativa, orientar pessoas, elaborar relatórios, pesquisar informações e dados, elaborar atas, cobrar relatórios, identificar o assunto, contratar serviços de terceiros, demonstrar espírito de liderança, atualizar arquivos, registrar correspondência, despachar com o- s executivo- s, confirmar presença, controlar malote, preparar sala/local, avaliar a equipe, encaminhar ligações telefônicas, formatar documentos, solicitar verbas, filtrar ligações telefônicas, elaborar ficha de avaliação, redigir documentos, demonstrar capacidade de retórica, programar as atividades da equipe, priorizar compromissos e ligações telefônicas, secretariar reuniões, consultar profissionais de outras áreas, controlar cronogramas, direcionar informações, fazer check-list, demonstrar dinamismo, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, capacitar equipe, marcar compromissos, protocolar correspondência, administrar conflitos, enviar correspondência, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, cobrar respostas, levantar necessidades de material, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, estabelecer atribuições da equipe, adaptar-se a mudanças, trabalhar sob pressão, definir horários, demonstrar pró-atividade, elaborar planilhas e gráficos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar senso de organização, elaborar lista de presença, tomar ditados, ordenar documentos, administrar estresse, divulgar informações, triar correspondência, escolher cardápio, demonstrar sensibilidade, dar suporte durante o evento, identificar a natureza do documento, monitorar horários de entrada e saída, controlar prazos, receber correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, contornar situações adversas, comprar material, equipamento e mobiliário, datilografar documentos, classificar documentos, requisitar material, confeccionar clippings, administrar pendências, elaborar prestação de contas, ler documentos, administrar arquivos, colher assinatura, dar suporte em reuniões, fornecer informações, conferir material, fazer ligações telefônicas, preparar apresentações, formular pedidos de compra, estabelecer cronograma de atividades, selecionar pessoal, trabalhar em equipe, transmitir fax, demonstrar discrição, cotar preços, reproduzir documentos, digitar documentos, pesquisar local, contratar expositores e palestrantes, transmitir recados, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, monitorar o trabalho da equipe, manter atualizado o banco de dados, assinar documentação escolar, anotar informações, administrar agenda do- s executivo- s, adaptar espaço para armazenagem, enviar convite ou convocação, arquivar correspondência, acompanhar contratos e garantias, encaminhar pessoas, elaborar convites e convocações, encaminhar documentos, encaminhar certificados, elaborar base de dados, anotar recados, demonstrar paciência, reservar sala/local, transcrever textos, atender ligações telefônicas, cancelar compromissos, acompanhar processos, atender pedidos e solicitações, recepcionar pessoas, cobrar ações, cadastrar documentos.