CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve requisitar material, capacitar equipe, ordenar documentos, monitorar horários de entrada e saída, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar sensibilidade, confirmar presença, divulgar informações, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, adaptar-se a mudanças, demonstrar capacidade de retórica, enviar convite ou convocação, pesquisar local, encaminhar documentos, transmitir fax, despachar com o- s executivo- s, atender ligações telefônicas, assinar documentação escolar, cadastrar documentos, cobrar relatórios, demonstrar senso de organização, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, controlar prazos, receber correspondência, demonstrar paciência, elaborar convites e convocações, colher assinatura, triar correspondência, monitorar o trabalho da equipe, contratar expositores e palestrantes, confeccionar clippings, transcrever textos, dar suporte durante o evento, conferir material, programar as atividades da equipe, elaborar prestação de contas, digitar documentos, solicitar verbas, demonstrar pró-atividade, acompanhar processos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, cobrar respostas, filtrar ligações telefônicas, anotar recados, administrar agenda do- s executivo- s, comprar material, equipamento e mobiliário, trabalhar sob pressão, definir horários, formular pedidos de compra, arquivar correspondência, redigir documentos, marcar compromissos, administrar estresse, secretariar reuniões, controlar malote, elaborar atas, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, cotar preços, consultar profissionais de outras áreas, manter atualizado o banco de dados, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, demonstrar espírito de liderança, administrar conflitos, controlar cronogramas, direcionar informações, demonstrar capacidade de comunicação, administrar pendências, demonstrar discrição, ler documentos, contornar situações adversas, orientar pessoas, elaborar relatórios, contratar serviços de terceiros, cancelar compromissos, atender pedidos e solicitações, preparar apresentações, recepcionar pessoas, enviar correspondência, encaminhar pessoas, levantar necessidades de material, dar suporte em reuniões, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, fazer ligações telefônicas, elaborar base de dados, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, anotar informações, atualizar arquivos, acompanhar contratos e garantias, preparar sala/local, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar dinamismo, identificar a natureza do documento, datilografar documentos, registrar correspondência, elaborar lista de presença, trabalhar em equipe, avaliar a equipe, administrar arquivos, protocolar correspondência, selecionar pessoal, classificar documentos, encaminhar ligações telefônicas, escolher cardápio, transmitir recados, cobrar ações, identificar o assunto, reproduzir documentos, formatar documentos, pesquisar informações e dados, encaminhar certificados, adaptar espaço para armazenagem, fazer check-list, tomar ditados, fornecer informações, estabelecer atribuições da equipe, demonstrar iniciativa, elaborar ficha de avaliação, estabelecer cronograma de atividades, reservar sala/local.