CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerir suprimentos, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve encaminhar ligações telefônicas, marcar compromissos, fornecer informações, elaborar base de dados, demonstrar senso de organização, dar suporte em reuniões, secretariar reuniões, enviar correspondência, contratar expositores e palestrantes, formular pedidos de compra, atender pedidos e solicitações, datilografar documentos, reservar sala/local, protocolar correspondência, cobrar ações, manter atualizado o banco de dados, ler documentos, formatar documentos, identificar a natureza do documento, estabelecer cronograma de atividades, administrar estresse, fazer check-list, avaliar a equipe, elaborar ficha de avaliação, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, encaminhar documentos, adaptar espaço para armazenagem, administrar arquivos, encaminhar pessoas, comprar material, equipamento e mobiliário, programar as atividades da equipe, divulgar informações, reproduzir documentos, demonstrar espírito de liderança, pesquisar informações e dados, receber correspondência, atender ligações telefônicas, confeccionar clippings, controlar malote, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, controlar prazos, despachar com o- s executivo- s, cobrar respostas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar paciência, fazer ligações telefônicas, cadastrar documentos, demonstrar capacidade de retórica, filtrar ligações telefônicas, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, escolher cardápio, capacitar equipe, direcionar informações, elaborar convites e convocações, monitorar horários de entrada e saída, estabelecer atribuições da equipe, controlar cronogramas, adaptar-se a mudanças, demonstrar sensibilidade, trabalhar em equipe, demonstrar pró-atividade, dar suporte durante o evento, cobrar relatórios, ordenar documentos, demonstrar capacidade de comunicação, registrar correspondência, demonstrar dinamismo, selecionar pessoal, triar correspondência, demonstrar discrição, acompanhar contratos e garantias, transmitir recados, administrar agenda do- s executivo- s, elaborar relatórios, trabalhar sob pressão, orientar pessoas, elaborar planilhas e gráficos, elaborar lista de presença, definir horários, pesquisar local, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, cancelar compromissos, consultar profissionais de outras áreas, conferir material, elaborar prestação de contas, enviar convite ou convocação, administrar conflitos, encaminhar certificados, acompanhar processos, elaborar atas, anotar informações, contratar serviços de terceiros, digitar documentos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, levantar necessidades de material, tomar ditados, classificar documentos, identificar o assunto, atualizar arquivos, colher assinatura, contornar situações adversas, cotar preços, requisitar material, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, transmitir fax, assinar documentação escolar, preparar apresentações, transcrever textos, demonstrar iniciativa, solicitar verbas, redigir documentos, preparar sala/local, arquivar correspondência, confirmar presença, administrar pendências, anotar recados, monitorar o trabalho da equipe, recepcionar pessoas.