CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerir suprimentos, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, elaborar planilhas e gráficos, programar as atividades da equipe, requisitar material, dar suporte durante o evento, datilografar documentos, contratar expositores e palestrantes, ordenar documentos, ler documentos, registrar correspondência, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar certificados, fornecer informações, transcrever textos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, comprar material, equipamento e mobiliário, solicitar verbas, encaminhar documentos, acompanhar contratos e garantias, orientar pessoas, formatar documentos, cobrar respostas, transmitir fax, confeccionar clippings, elaborar atas, identificar a natureza do documento, classificar documentos, contornar situações adversas, divulgar informações, demonstrar dinamismo, capacitar equipe, demonstrar discrição, encaminhar pessoas, elaborar relatórios, cotar preços, elaborar base de dados, elaborar lista de presença, anotar informações, recepcionar pessoas, demonstrar espírito de liderança, identificar o assunto, controlar prazos, fazer ligações telefônicas, cobrar ações, reservar sala/local, digitar documentos, monitorar horários de entrada e saída, assinar documentação escolar, despachar com o- s executivo- s, administrar arquivos, acompanhar processos, preparar sala/local, anotar recados, demonstrar iniciativa, priorizar compromissos e ligações telefônicas, estabelecer cronograma de atividades, adaptar-se a mudanças, transmitir recados, controlar malote, demonstrar sensibilidade, colher assinatura, redigir documentos, secretariar reuniões, fazer check-list, elaborar convites e convocações, pesquisar informações e dados, protocolar correspondência, consultar profissionais de outras áreas, demonstrar senso de organização, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, cobrar relatórios, elaborar prestação de contas, filtrar ligações telefônicas, escolher cardápio, controlar cronogramas, administrar conflitos, atender pedidos e solicitações, demonstrar paciência, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, receber correspondência, preparar apresentações, dar suporte em reuniões, definir horários, confirmar presença, manter atualizado o banco de dados, atualizar arquivos, trabalhar sob pressão, formular pedidos de compra, direcionar informações, tomar ditados, enviar correspondência, selecionar pessoal, arquivar correspondência, pesquisar local, demonstrar capacidade de retórica, levantar necessidades de material, cadastrar documentos, demonstrar pró-atividade, administrar agenda do- s executivo- s, adaptar espaço para armazenagem, demonstrar capacidade de comunicação, trabalhar em equipe, reproduzir documentos, triar correspondência, monitorar o trabalho da equipe, encaminhar ligações telefônicas, elaborar ficha de avaliação, contratar serviços de terceiros, administrar estresse, avaliar a equipe, atender ligações telefônicas, administrar pendências, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, enviar convite ou convocação, cancelar compromissos, conferir material, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, marcar compromissos.