CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, gerenciar informações, elaborar documentos, gerir suprimentos, organizar eventos e viagens, atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve redigir documentos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, reproduzir documentos, identificar o assunto, adaptar-se a mudanças, protocolar correspondência, estabelecer atribuições da equipe, demonstrar iniciativa, selecionar pessoal, conferir material, demonstrar capacidade de comunicação, enviar convite ou convocação, controlar malote, elaborar relatórios, trabalhar em equipe, fazer ligações telefônicas, reservar sala/local, transcrever textos, monitorar o trabalho da equipe, contornar situações adversas, anotar recados, ordenar documentos, fornecer informações, demonstrar espírito de liderança, atender pedidos e solicitações, cobrar respostas, pesquisar local, fazer check-list, demonstrar discrição, divulgar informações, programar as atividades da equipe, digitar documentos, arquivar correspondência, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, encaminhar pessoas, receber correspondência, marcar compromissos, elaborar convites e convocações, orientar pessoas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, assinar documentação escolar, tomar ditados, elaborar ficha de avaliação, controlar prazos, demonstrar dinamismo, contratar expositores e palestrantes, acompanhar contratos e garantias, avaliar a equipe, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, capacitar equipe, demonstrar sensibilidade, confirmar presença, cobrar ações, elaborar atas, preparar sala/local, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, monitorar horários de entrada e saída, transmitir fax, filtrar ligações telefônicas, registrar correspondência, direcionar informações, levantar necessidades de material, controlar cronogramas, cobrar relatórios, encaminhar ligações telefônicas, atender ligações telefônicas, administrar conflitos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, classificar documentos, administrar estresse, encaminhar certificados, solicitar verbas, acompanhar processos, elaborar lista de presença, cotar preços, pesquisar informações e dados, requisitar material, comprar material, equipamento e mobiliário, elaborar prestação de contas, administrar arquivos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, formular pedidos de compra, formatar documentos, cancelar compromissos, enviar correspondência, identificar a natureza do documento, confeccionar clippings, escolher cardápio, datilografar documentos, consultar profissionais de outras áreas, dar suporte em reuniões, estabelecer cronograma de atividades, administrar agenda do- s executivo- s, atualizar arquivos, ler documentos, cadastrar documentos, dar suporte durante o evento, anotar informações, demonstrar pró-atividade, administrar pendências, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar paciência, trabalhar sob pressão, recepcionar pessoas, definir horários, contratar serviços de terceiros, demonstrar senso de organização, triar correspondência, transmitir recados, demonstrar capacidade de retórica, encaminhar documentos, colher assinatura, secretariar reuniões, elaborar base de dados, elaborar planilhas e gráficos, despachar com o- s executivo- s, manter atualizado o banco de dados, adaptar espaço para armazenagem, preparar apresentações.