CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, elaborar documentos, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve monitorar horários de entrada e saída, fornecer informações, confeccionar clippings, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar dinamismo, anotar recados, controlar prazos, demonstrar espírito de liderança, preparar apresentações, capacitar equipe, secretariar reuniões, marcar compromissos, contratar expositores e palestrantes, acompanhar processos, comprar material, equipamento e mobiliário, elaborar planilhas e gráficos, atualizar arquivos, demonstrar senso de organização, demonstrar discrição, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, atender ligações telefônicas, definir horários, demonstrar capacidade de comunicação, controlar cronogramas, administrar pendências, monitorar o trabalho da equipe, levantar necessidades de material, cobrar respostas, demonstrar sensibilidade, preparar sala/local, administrar estresse, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, escolher cardápio, formatar documentos, filtrar ligações telefônicas, manter atualizado o banco de dados, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, adaptar-se a mudanças, cadastrar documentos, pesquisar informações e dados, pesquisar local, encaminhar documentos, requisitar material, cobrar ações, triar correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, enviar correspondência, elaborar prestação de contas, cobrar relatórios, transmitir fax, adaptar espaço para armazenagem, encaminhar certificados, assinar documentação escolar, demonstrar paciência, colher assinatura, controlar malote, programar as atividades da equipe, reservar sala/local, selecionar pessoal, elaborar convites e convocações, identificar a natureza do documento, direcionar informações, dar suporte durante o evento, despachar com o- s executivo- s, encaminhar ligações telefônicas, classificar documentos, redigir documentos, avaliar a equipe, ler documentos, dar suporte em reuniões, administrar arquivos, ordenar documentos, contratar serviços de terceiros, transmitir recados, trabalhar sob pressão, elaborar lista de presença, transcrever textos, contornar situações adversas, receber correspondência, digitar documentos, atender pedidos e solicitações, acompanhar contratos e garantias, demonstrar iniciativa, demonstrar capacidade de retórica, elaborar atas, fazer check-list, identificar o assunto, elaborar relatórios, solicitar verbas, formular pedidos de compra, conferir material, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, estabelecer atribuições da equipe, divulgar informações, cotar preços, priorizar compromissos e ligações telefônicas, administrar agenda do- s executivo- s, confirmar presença, anotar informações, elaborar ficha de avaliação, recepcionar pessoas, encaminhar pessoas, trabalhar em equipe, enviar convite ou convocação, administrar conflitos, elaborar base de dados, protocolar correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, demonstrar pró-atividade, fazer ligações telefônicas, reproduzir documentos, datilografar documentos, arquivar correspondência, orientar pessoas, cancelar compromissos, registrar correspondência, tomar ditados, consultar profissionais de outras áreas.