CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s, controlar correspondência física e eletrônica, elaborar documentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve assinar documentação escolar, pesquisar informações e dados, recepcionar pessoas, demonstrar paciência, administrar agenda do- s executivo- s, encaminhar ligações telefônicas, formular pedidos de compra, avaliar a equipe, direcionar informações, demonstrar discrição, elaborar atas, escolher cardápio, demonstrar dinamismo, demonstrar espírito de liderança, demonstrar senso de organização, encaminhar certificados, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, transmitir fax, dar suporte em reuniões, requisitar material, transcrever textos, colher assinatura, encaminhar documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, acompanhar contratos e garantias, atualizar arquivos, protocolar correspondência, reservar sala/local, controlar cronogramas, elaborar lista de presença, adaptar espaço para armazenagem, reproduzir documentos, definir horários, cobrar ações, trabalhar sob pressão, demonstrar iniciativa, conferir material, redigir documentos, tomar ditados, demonstrar pró-atividade, anotar recados, atender pedidos e solicitações, trabalhar em equipe, orientar pessoas, estabelecer atribuições da equipe, dar suporte durante o evento, divulgar informações, anotar informações, secretariar reuniões, adaptar-se a mudanças, encaminhar pessoas, pesquisar local, controlar malote, confirmar presença, demonstrar sensibilidade, demonstrar capacidade de comunicação, marcar compromissos, cobrar respostas, elaborar relatórios, cobrar relatórios, programar as atividades da equipe, levantar necessidades de material, demonstrar capacidade de retórica, fornecer informações, enviar correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, transmitir recados, contratar expositores e palestrantes, priorizar compromissos e ligações telefônicas, administrar pendências, cancelar compromissos, monitorar o trabalho da equipe, selecionar pessoal, identificar o assunto, cotar preços, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, comprar material, equipamento e mobiliário, identificar a natureza do documento, classificar documentos, administrar conflitos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, registrar correspondência, contratar serviços de terceiros, atender ligações telefônicas, elaborar base de dados, receber correspondência, fazer check-list, consultar profissionais de outras áreas, arquivar correspondência, preparar apresentações, solicitar verbas, triar correspondência, estabelecer cronograma de atividades, preparar sala/local, monitorar horários de entrada e saída, elaborar ficha de avaliação, elaborar prestação de contas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, digitar documentos, confeccionar clippings, formatar documentos, administrar arquivos, elaborar planilhas e gráficos, fazer ligações telefônicas, despachar com o- s executivo- s, contornar situações adversas, cadastrar documentos, ler documentos, enviar convite ou convocação, manter atualizado o banco de dados, administrar estresse, controlar prazos, acompanhar processos, capacitar equipe, datilografar documentos, ordenar documentos, filtrar ligações telefônicas, elaborar convites e convocações.