CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, transmitir recados, preparar sala/local, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar planilhas e gráficos, dar suporte em reuniões, enviar correspondência, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, confeccionar clippings, reservar sala/local, demonstrar senso de organização, levantar necessidades de material, administrar estresse, secretariar reuniões, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, contornar situações adversas, solicitar verbas, comprar material, equipamento e mobiliário, ordenar documentos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, controlar cronogramas, manter atualizado o banco de dados, capacitar equipe, demonstrar capacidade de comunicação, selecionar pessoal, demonstrar discrição, formatar documentos, tomar ditados, administrar conflitos, acompanhar processos, controlar malote, cobrar relatórios, elaborar atas, elaborar prestação de contas, registrar correspondência, dar suporte durante o evento, encaminhar documentos, cobrar ações, conferir material, assinar documentação escolar, elaborar convites e convocações, datilografar documentos, fazer ligações telefônicas, requisitar material, filtrar ligações telefônicas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, identificar a natureza do documento, definir horários, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, monitorar horários de entrada e saída, anotar recados, demonstrar iniciativa, digitar documentos, transmitir fax, cobrar respostas, estabelecer atribuições da equipe, enviar convite ou convocação, programar as atividades da equipe, atualizar arquivos, pesquisar local, transcrever textos, arquivar correspondência, direcionar informações, cancelar compromissos, divulgar informações, elaborar ficha de avaliação, despachar com o- s executivo- s, trabalhar em equipe, preparar apresentações, demonstrar dinamismo, redigir documentos, administrar agenda do- s executivo- s, contratar serviços de terceiros, administrar arquivos, adaptar-se a mudanças, cotar preços, anotar informações, avaliar a equipe, demonstrar espírito de liderança, estabelecer cronograma de atividades, adaptar espaço para armazenagem, acompanhar contratos e garantias, confirmar presença, triar correspondência, recepcionar pessoas, receber correspondência, demonstrar pró-atividade, demonstrar capacidade de retórica, encaminhar ligações telefônicas, administrar pendências, protocolar correspondência, elaborar base de dados, pesquisar informações e dados, fazer check-list, orientar pessoas, controlar prazos, escolher cardápio, consultar profissionais de outras áreas, encaminhar certificados, demonstrar sensibilidade, formular pedidos de compra, demonstrar paciência, atender ligações telefônicas, identificar o assunto, elaborar relatórios, encaminhar pessoas, classificar documentos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, contratar expositores e palestrantes, trabalhar sob pressão, colher assinatura, marcar compromissos, atender pedidos e solicitações, elaborar lista de presença, monitorar o trabalho da equipe, cadastrar documentos, fornecer informações, reproduzir documentos, ler documentos.