CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve arquivar documentos físicos e eletrônicos, assessorar executivo- s / Área- s, gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve identificar o assunto, elaborar ficha de avaliação, preparar sala/local, colher assinatura, conferir material, elaborar relatórios, transcrever textos, reproduzir documentos, administrar pendências, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, transmitir fax, direcionar informações, cobrar ações, administrar arquivos, fazer ligações telefônicas, formatar documentos, encaminhar certificados, secretariar reuniões, atender pedidos e solicitações, contratar expositores e palestrantes, transmitir recados, solicitar verbas, contratar serviços de terceiros, enviar correspondência, trabalhar em equipe, anotar recados, orientar pessoas, administrar agenda do- s executivo- s, preparar apresentações, demonstrar capacidade de retórica, programar as atividades da equipe, dar suporte em reuniões, demonstrar capacidade de comunicação, receber correspondência, controlar prazos, requisitar material, divulgar informações, ordenar documentos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar espírito de liderança, reservar sala/local, datilografar documentos, encaminhar ligações telefônicas, anotar informações, protocolar correspondência, elaborar planilhas e gráficos, assinar documentação escolar, identificar a natureza do documento, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, cancelar compromissos, elaborar base de dados, atender ligações telefônicas, arquivar correspondência, adaptar espaço para armazenagem, monitorar horários de entrada e saída, elaborar lista de presença, controlar cronogramas, ler documentos, monitorar o trabalho da equipe, atualizar arquivos, pesquisar informações e dados, selecionar pessoal, elaborar convites e convocações, filtrar ligações telefônicas, cobrar respostas, acompanhar processos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, demonstrar senso de organização, registrar correspondência, redigir documentos, acompanhar contratos e garantias, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar prestação de contas, encaminhar documentos, encaminhar pessoas, cadastrar documentos, confirmar presença, dar suporte durante o evento, administrar estresse, administrar conflitos, demonstrar paciência, avaliar a equipe, despachar com o- s executivo- s, fazer check-list, manter atualizado o banco de dados, definir horários, contornar situações adversas, formular pedidos de compra, capacitar equipe, demonstrar dinamismo, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, escolher cardápio, demonstrar pró-atividade, fornecer informações, adaptar-se a mudanças, enviar convite ou convocação, triar correspondência, digitar documentos, demonstrar discrição, estabelecer cronograma de atividades, pesquisar local, cotar preços, demonstrar iniciativa, levantar necessidades de material, controlar malote, marcar compromissos, classificar documentos, consultar profissionais de outras áreas, elaborar atas, trabalhar sob pressão, demonstrar sensibilidade, cobrar relatórios, tomar ditados, comprar material, equipamento e mobiliário, confeccionar clippings, estabelecer atribuições da equipe, priorizar compromissos e ligações telefônicas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, recepcionar pessoas.