CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, elaborar documentos, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve receber correspondência, priorizar compromissos e ligações telefônicas, encaminhar certificados, requisitar material, formular pedidos de compra, datilografar documentos, demonstrar discrição, administrar agenda do- s executivo- s, filtrar ligações telefônicas, acompanhar processos, adaptar espaço para armazenagem, contornar situações adversas, digitar documentos, registrar correspondência, direcionar informações, pesquisar informações e dados, atualizar arquivos, cancelar compromissos, dar suporte durante o evento, demonstrar dinamismo, transcrever textos, contratar expositores e palestrantes, enviar convite ou convocação, anotar informações, confirmar presença, demonstrar senso de organização, demonstrar sensibilidade, encaminhar ligações telefônicas, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar pessoas, recepcionar pessoas, redigir documentos, enviar correspondência, elaborar lista de presença, secretariar reuniões, contratar serviços de terceiros, ler documentos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, pesquisar local, estabelecer cronograma de atividades, preparar sala/local, cobrar respostas, demonstrar paciência, arquivar correspondência, preparar apresentações, adaptar-se a mudanças, conferir material, administrar conflitos, manter atualizado o banco de dados, divulgar informações, capacitar equipe, reproduzir documentos, elaborar atas, programar as atividades da equipe, trabalhar em equipe, elaborar ficha de avaliação, consultar profissionais de outras áreas, despachar com o- s executivo- s, elaborar prestação de contas, classificar documentos, fazer ligações telefônicas, tomar ditados, formatar documentos, cadastrar documentos, elaborar planilhas e gráficos, levantar necessidades de material, fornecer informações, transmitir fax, avaliar a equipe, administrar pendências, identificar o assunto, demonstrar pró-atividade, dar suporte em reuniões, reservar sala/local, assinar documentação escolar, comprar material, equipamento e mobiliário, trabalhar sob pressão, controlar prazos, demonstrar iniciativa, encaminhar documentos, ordenar documentos, demonstrar espírito de liderança, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, fazer check-list, selecionar pessoal, controlar malote, elaborar base de dados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, atender pedidos e solicitações, elaborar relatórios, colher assinatura, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, demonstrar capacidade de comunicação, cobrar ações, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, cotar preços, controlar cronogramas, administrar estresse, escolher cardápio, triar correspondência, identificar a natureza do documento, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, monitorar o trabalho da equipe, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, acompanhar contratos e garantias, definir horários, atender ligações telefônicas, marcar compromissos, transmitir recados, confeccionar clippings, anotar recados, demonstrar capacidade de retórica, orientar pessoas, solicitar verbas, administrar arquivos, protocolar correspondência, cobrar relatórios, elaborar convites e convocações, monitorar horários de entrada e saída.