CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, gerenciar informações, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s, controlar correspondência física e eletrônica, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve direcionar informações, triar correspondência, encaminhar pessoas, estabelecer cronograma de atividades, confeccionar clippings, reservar sala/local, colher assinatura, trabalhar em equipe, encaminhar documentos, fazer check-list, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, confirmar presença, escolher cardápio, controlar malote, comprar material, equipamento e mobiliário, digitar documentos, administrar pendências, pesquisar local, formular pedidos de compra, definir horários, enviar convite ou convocação, preparar apresentações, demonstrar dinamismo, orientar pessoas, trabalhar sob pressão, marcar compromissos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, atualizar arquivos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, administrar arquivos, levantar necessidades de material, controlar prazos, identificar o assunto, contratar expositores e palestrantes, elaborar relatórios, receber correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, adaptar espaço para armazenagem, avaliar a equipe, elaborar ficha de avaliação, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar espírito de liderança, divulgar informações, demonstrar pró-atividade, fornecer informações, formatar documentos, controlar cronogramas, recepcionar pessoas, identificar a natureza do documento, cobrar relatórios, elaborar atas, preparar sala/local, atender pedidos e solicitações, estabelecer atribuições da equipe, administrar estresse, selecionar pessoal, cobrar respostas, tomar ditados, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, cotar preços, registrar correspondência, assinar documentação escolar, monitorar o trabalho da equipe, cobrar ações, demonstrar capacidade de comunicação, encaminhar certificados, demonstrar sensibilidade, contornar situações adversas, enviar correspondência, ler documentos, anotar informações, anotar recados, protocolar correspondência, elaborar base de dados, elaborar prestação de contas, classificar documentos, redigir documentos, cadastrar documentos, atender ligações telefônicas, transmitir recados, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, dar suporte em reuniões, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar convites e convocações, transmitir fax, capacitar equipe, demonstrar paciência, contratar serviços de terceiros, manter atualizado o banco de dados, despachar com o- s executivo- s, datilografar documentos, encaminhar ligações telefônicas, transcrever textos, demonstrar iniciativa, acompanhar processos, demonstrar senso de organização, acompanhar contratos e garantias, requisitar material, conferir material, arquivar correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, pesquisar informações e dados, programar as atividades da equipe, reproduzir documentos, elaborar lista de presença, filtrar ligações telefônicas, administrar conflitos, solicitar verbas, cancelar compromissos, secretariar reuniões, consultar profissionais de outras áreas, dar suporte durante o evento, administrar agenda do- s executivo- s, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar capacidade de retórica, demonstrar discrição, ordenar documentos, adaptar-se a mudanças, fazer ligações telefônicas.