CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve elaborar lista de presença, cobrar ações, reproduzir documentos, trabalhar sob pressão, contratar expositores e palestrantes, estabelecer cronograma de atividades, comprar material, equipamento e mobiliário, dar suporte em reuniões, demonstrar espírito de liderança, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar prestação de contas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, manter atualizado o banco de dados, classificar documentos, confirmar presença, elaborar planilhas e gráficos, transcrever textos, elaborar atas, pesquisar informações e dados, formatar documentos, fazer check-list, reservar sala/local, elaborar convites e convocações, demonstrar capacidade de retórica, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, receber correspondência, enviar convite ou convocação, adaptar-se a mudanças, solicitar verbas, requisitar material, preparar apresentações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, direcionar informações, encaminhar pessoas, controlar cronogramas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, administrar estresse, divulgar informações, avaliar a equipe, registrar correspondência, administrar pendências, priorizar compromissos e ligações telefônicas, monitorar o trabalho da equipe, elaborar relatórios, atender pedidos e solicitações, preparar sala/local, cobrar relatórios, administrar conflitos, transmitir recados, pesquisar local, demonstrar paciência, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, estabelecer atribuições da equipe, controlar prazos, consultar profissionais de outras áreas, cobrar respostas, dar suporte durante o evento, protocolar correspondência, fazer ligações telefônicas, identificar o assunto, adaptar espaço para armazenagem, confeccionar clippings, enviar correspondência, administrar agenda do- s executivo- s, encaminhar documentos, encaminhar certificados, fornecer informações, demonstrar discrição, demonstrar iniciativa, capacitar equipe, cotar preços, datilografar documentos, secretariar reuniões, encaminhar ligações telefônicas, digitar documentos, anotar recados, filtrar ligações telefônicas, administrar arquivos, contornar situações adversas, despachar com o- s executivo- s, demonstrar dinamismo, controlar malote, contratar serviços de terceiros, levantar necessidades de material, trabalhar em equipe, ler documentos, identificar a natureza do documento, redigir documentos, triar correspondência, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, formular pedidos de compra, tomar ditados, cancelar compromissos, demonstrar senso de organização, conferir material, ordenar documentos, atualizar arquivos, arquivar correspondência, demonstrar pró-atividade, orientar pessoas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, recepcionar pessoas, elaborar base de dados, colher assinatura, anotar informações, cadastrar documentos, acompanhar processos, demonstrar sensibilidade, programar as atividades da equipe, assinar documentação escolar, monitorar horários de entrada e saída, elaborar ficha de avaliação, transmitir fax, atender ligações telefônicas, marcar compromissos, selecionar pessoal, escolher cardápio, acompanhar contratos e garantias, definir horários.