CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, supervisionar equipes de trabalho, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve monitorar o trabalho da equipe, cobrar respostas, redigir documentos, enviar convite ou convocação, preparar apresentações, transcrever textos, direcionar informações, cadastrar documentos, receber correspondência, marcar compromissos, demonstrar sensibilidade, acompanhar processos, contornar situações adversas, adaptar espaço para armazenagem, administrar pendências, capacitar equipe, protocolar correspondência, preparar sala/local, despachar com o- s executivo- s, estabelecer atribuições da equipe, anotar informações, identificar o assunto, cancelar compromissos, orientar pessoas, demonstrar iniciativa, reservar sala/local, ler documentos, encaminhar certificados, fazer check-list, estabelecer cronograma de atividades, reproduzir documentos, datilografar documentos, elaborar prestação de contas, elaborar ficha de avaliação, atender ligações telefônicas, cotar preços, consultar profissionais de outras áreas, transmitir fax, cobrar ações, secretariar reuniões, acompanhar contratos e garantias, avaliar a equipe, demonstrar discrição, cobrar relatórios, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, colher assinatura, controlar malote, demonstrar capacidade de comunicação, dar suporte durante o evento, digitar documentos, atualizar arquivos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar atas, elaborar base de dados, comprar material, equipamento e mobiliário, escolher cardápio, contratar expositores e palestrantes, administrar agenda do- s executivo- s, elaborar relatórios, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, encaminhar pessoas, contratar serviços de terceiros, filtrar ligações telefônicas, encaminhar documentos, manter atualizado o banco de dados, trabalhar em equipe, demonstrar senso de organização, dar suporte em reuniões, definir horários, requisitar material, ordenar documentos, solicitar verbas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, fazer ligações telefônicas, elaborar planilhas e gráficos, encaminhar ligações telefônicas, confirmar presença, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, demonstrar espírito de liderança, administrar estresse, elaborar lista de presença, formatar documentos, adaptar-se a mudanças, transmitir recados, arquivar correspondência, administrar arquivos, identificar a natureza do documento, recepcionar pessoas, formular pedidos de compra, fornecer informações, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar dinamismo, levantar necessidades de material, administrar conflitos, pesquisar local, controlar prazos, programar as atividades da equipe, demonstrar capacidade de retórica, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, anotar recados, confeccionar clippings, enviar correspondência, demonstrar paciência, registrar correspondência, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, selecionar pessoal, priorizar compromissos e ligações telefônicas, divulgar informações, elaborar convites e convocações, classificar documentos, conferir material, controlar cronogramas, triar correspondência, assinar documentação escolar, trabalhar sob pressão, demonstrar pró-atividade, atender pedidos e solicitações, pesquisar informações e dados, tomar ditados.