CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve organizar eventos e viagens, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerenciar informações, supervisionar equipes de trabalho, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, controlar correspondência física e eletrônica, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve colher assinatura, controlar cronogramas, assinar documentação escolar, comprar material, equipamento e mobiliário, dar suporte em reuniões, demonstrar discrição, cobrar respostas, divulgar informações, recepcionar pessoas, adaptar espaço para armazenagem, demonstrar sensibilidade, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, digitar documentos, formatar documentos, acompanhar processos, elaborar prestação de contas, administrar conflitos, demonstrar capacidade de retórica, transmitir fax, demonstrar pró-atividade, confirmar presença, elaborar lista de presença, administrar pendências, demonstrar iniciativa, redigir documentos, reservar sala/local, encaminhar certificados, fazer ligações telefônicas, programar as atividades da equipe, enviar correspondência, identificar o assunto, atender pedidos e solicitações, administrar agenda do- s executivo- s, elaborar convites e convocações, contratar serviços de terceiros, triar correspondência, priorizar compromissos e ligações telefônicas, cancelar compromissos, transcrever textos, anotar informações, estabelecer cronograma de atividades, adaptar-se a mudanças, atender ligações telefônicas, trabalhar em equipe, transmitir recados, formular pedidos de compra, enviar convite ou convocação, contornar situações adversas, orientar pessoas, pesquisar informações e dados, atualizar arquivos, registrar correspondência, ordenar documentos, demonstrar paciência, reproduzir documentos, cobrar relatórios, demonstrar capacidade de comunicação, ler documentos, anotar recados, preparar sala/local, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, receber correspondência, datilografar documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar dinamismo, contratar expositores e palestrantes, definir horários, consultar profissionais de outras áreas, monitorar horários de entrada e saída, avaliar a equipe, despachar com o- s executivo- s, elaborar ficha de avaliação, controlar malote, secretariar reuniões, administrar estresse, cobrar ações, selecionar pessoal, elaborar planilhas e gráficos, arquivar correspondência, encaminhar ligações telefônicas, fazer check-list, elaborar base de dados, monitorar o trabalho da equipe, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, demonstrar senso de organização, encaminhar documentos, fornecer informações, manter atualizado o banco de dados, identificar a natureza do documento, classificar documentos, protocolar correspondência, levantar necessidades de material, pesquisar local, cadastrar documentos, controlar prazos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, elaborar relatórios, confeccionar clippings, marcar compromissos, demonstrar espírito de liderança, conferir material, direcionar informações, preparar apresentações, escolher cardápio, encaminhar pessoas, estabelecer atribuições da equipe, filtrar ligações telefônicas, capacitar equipe, administrar arquivos, tomar ditados, acompanhar contratos e garantias, elaborar atas, dar suporte durante o evento, solicitar verbas, trabalhar sob pressão, cotar preços, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, requisitar material.