CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve acompanhar contratos e garantias, administrar pendências, contratar serviços de terceiros, elaborar ficha de avaliação, pesquisar informações e dados, atender ligações telefônicas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, formatar documentos, selecionar pessoal, monitorar o trabalho da equipe, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, despachar com o- s executivo- s, administrar agenda do- s executivo- s, identificar o assunto, redigir documentos, reservar sala/local, adaptar espaço para armazenagem, elaborar base de dados, demonstrar senso de organização, divulgar informações, marcar compromissos, transcrever textos, consultar profissionais de outras áreas, trabalhar sob pressão, filtrar ligações telefônicas, encaminhar certificados, elaborar atas, arquivar correspondência, identificar a natureza do documento, encaminhar documentos, elaborar relatórios, receber correspondência, elaborar planilhas e gráficos, levantar necessidades de material, classificar documentos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, controlar malote, requisitar material, conferir material, digitar documentos, atender pedidos e solicitações, elaborar prestação de contas, controlar cronogramas, anotar informações, programar as atividades da equipe, preparar apresentações, demonstrar espírito de liderança, enviar convite ou convocação, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar iniciativa, pesquisar local, cobrar respostas, encaminhar pessoas, recepcionar pessoas, dar suporte durante o evento, administrar arquivos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, manter atualizado o banco de dados, avaliar a equipe, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, confeccionar clippings, trabalhar em equipe, dar suporte em reuniões, tomar ditados, enviar correspondência, demonstrar pró-atividade, elaborar lista de presença, protocolar correspondência, controlar prazos, direcionar informações, assinar documentação escolar, transmitir fax, reproduzir documentos, demonstrar capacidade de retórica, monitorar horários de entrada e saída, datilografar documentos, escolher cardápio, acompanhar processos, contratar expositores e palestrantes, registrar correspondência, estabelecer cronograma de atividades, priorizar compromissos e ligações telefônicas, administrar estresse, orientar pessoas, capacitar equipe, atualizar arquivos, definir horários, fazer ligações telefônicas, formular pedidos de compra, ordenar documentos, demonstrar sensibilidade, preparar sala/local, demonstrar dinamismo, contornar situações adversas, comprar material, equipamento e mobiliário, transmitir recados, demonstrar capacidade de comunicação, cancelar compromissos, cobrar ações, cotar preços, ler documentos, fornecer informações, fazer check-list, administrar conflitos, cadastrar documentos, secretariar reuniões, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, encaminhar ligações telefônicas, anotar recados, estabelecer atribuições da equipe, demonstrar discrição, triar correspondência, adaptar-se a mudanças, elaborar convites e convocações, confirmar presença, solicitar verbas, cobrar relatórios, colher assinatura, demonstrar paciência.