CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, organizar eventos e viagens, gerenciar informações, demonstrar competências pessoais, controlar correspondência física e eletrônica, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve ler documentos, fornecer informações, contratar serviços de terceiros, administrar estresse, demonstrar capacidade de retórica, adaptar-se a mudanças, cobrar relatórios, administrar pendências, manter atualizado o banco de dados, pesquisar local, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar espírito de liderança, datilografar documentos, estabelecer cronograma de atividades, solicitar verbas, consultar profissionais de outras áreas, adaptar espaço para armazenagem, levantar necessidades de material, triar correspondência, tomar ditados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, identificar a natureza do documento, conferir material, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar discrição, cobrar ações, anotar informações, preparar apresentações, administrar arquivos, reproduzir documentos, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, elaborar prestação de contas, definir horários, cadastrar documentos, trabalhar em equipe, transmitir fax, enviar correspondência, reservar sala/local, confirmar presença, demonstrar paciência, contratar expositores e palestrantes, preparar sala/local, ordenar documentos, controlar cronogramas, controlar prazos, assinar documentação escolar, demonstrar sensibilidade, selecionar pessoal, fazer ligações telefônicas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, fazer check-list, identificar o assunto, registrar correspondência, filtrar ligações telefônicas, transcrever textos, arquivar correspondência, cotar preços, elaborar atas, confeccionar clippings, capacitar equipe, enviar convite ou convocação, encaminhar certificados, recepcionar pessoas, anotar recados, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, pesquisar informações e dados, atualizar arquivos, colher assinatura, controlar malote, despachar com o- s executivo- s, comprar material, equipamento e mobiliário, cancelar compromissos, digitar documentos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, trabalhar sob pressão, receber correspondência, divulgar informações, atender pedidos e solicitações, elaborar convites e convocações, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar dinamismo, acompanhar processos, formular pedidos de compra, direcionar informações, cobrar respostas, requisitar material, avaliar a equipe, transmitir recados, acompanhar contratos e garantias, formatar documentos, dar suporte durante o evento, programar as atividades da equipe, atender ligações telefônicas, contornar situações adversas, redigir documentos, elaborar planilhas e gráficos, encaminhar pessoas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, secretariar reuniões, orientar pessoas, estabelecer atribuições da equipe, marcar compromissos, administrar conflitos, demonstrar pró-atividade, classificar documentos, protocolar correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar relatórios, demonstrar iniciativa, escolher cardápio, elaborar ficha de avaliação, dar suporte em reuniões, elaborar base de dados, elaborar lista de presença, administrar agenda do- s executivo- s, encaminhar documentos.