CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, gerir suprimentos, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve reproduzir documentos, digitar documentos, solicitar verbas, programar as atividades da equipe, dar suporte em reuniões, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, anotar informações, fazer check-list, elaborar lista de presença, capacitar equipe, elaborar atas, preparar sala/local, administrar conflitos, fornecer informações, orientar pessoas, estabelecer atribuições da equipe, cotar preços, enviar convite ou convocação, controlar prazos, cobrar respostas, contratar expositores e palestrantes, colher assinatura, avaliar a equipe, formular pedidos de compra, demonstrar capacidade de retórica, trabalhar em equipe, controlar malote, comprar material, equipamento e mobiliário, identificar a natureza do documento, administrar estresse, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, registrar correspondência, cobrar ações, encaminhar ligações telefônicas, estabelecer cronograma de atividades, classificar documentos, direcionar informações, encaminhar pessoas, enviar correspondência, escolher cardápio, triar correspondência, recepcionar pessoas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, anotar recados, tomar ditados, demonstrar iniciativa, cancelar compromissos, pesquisar informações e dados, despachar com o- s executivo- s, demonstrar pró-atividade, demonstrar sensibilidade, elaborar ficha de avaliação, identificar o assunto, elaborar prestação de contas, ordenar documentos, pesquisar local, requisitar material, administrar agenda do- s executivo- s, preparar apresentações, definir horários, arquivar correspondência, monitorar o trabalho da equipe, confirmar presença, acompanhar processos, elaborar planilhas e gráficos, dar suporte durante o evento, elaborar convites e convocações, trabalhar sob pressão, administrar pendências, selecionar pessoal, conferir material, receber correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, transmitir fax, atualizar arquivos, levantar necessidades de material, marcar compromissos, cadastrar documentos, elaborar relatórios, demonstrar discrição, transmitir recados, atender pedidos e solicitações, demonstrar espírito de liderança, administrar arquivos, datilografar documentos, ler documentos, manter atualizado o banco de dados, confeccionar clippings, atender ligações telefônicas, fazer ligações telefônicas, acompanhar contratos e garantias, assinar documentação escolar, consultar profissionais de outras áreas, demonstrar capacidade de comunicação, cobrar relatórios, transcrever textos, adaptar-se a mudanças, secretariar reuniões, redigir documentos, demonstrar dinamismo, monitorar horários de entrada e saída, formatar documentos, filtrar ligações telefônicas, encaminhar certificados, demonstrar paciência, demonstrar senso de organização, contratar serviços de terceiros, encaminhar documentos, controlar cronogramas, adaptar espaço para armazenagem, protocolar correspondência, contornar situações adversas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, elaborar base de dados, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, divulgar informações, reservar sala/local.