CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, elaborar documentos, gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve redigir documentos, ler documentos, demonstrar discrição, anotar recados, demonstrar iniciativa, digitar documentos, protocolar correspondência, fazer ligações telefônicas, cobrar relatórios, preparar sala/local, orientar pessoas, administrar conflitos, avaliar a equipe, administrar agenda do- s executivo- s, demonstrar capacidade de retórica, contornar situações adversas, pesquisar informações e dados, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, formular pedidos de compra, identificar o assunto, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, divulgar informações, marcar compromissos, confirmar presença, dar suporte durante o evento, elaborar base de dados, identificar a natureza do documento, monitorar horários de entrada e saída, selecionar pessoal, transmitir recados, monitorar o trabalho da equipe, cadastrar documentos, demonstrar dinamismo, encaminhar documentos, administrar pendências, enviar correspondência, adaptar-se a mudanças, registrar correspondência, demonstrar espírito de liderança, classificar documentos, fazer check-list, programar as atividades da equipe, atender pedidos e solicitações, capacitar equipe, demonstrar paciência, direcionar informações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, trabalhar sob pressão, elaborar planilhas e gráficos, encaminhar certificados, contratar serviços de terceiros, demonstrar senso de organização, dar suporte em reuniões, despachar com o- s executivo- s, secretariar reuniões, enviar convite ou convocação, comprar material, equipamento e mobiliário, cobrar ações, consultar profissionais de outras áreas, receber correspondência, acompanhar contratos e garantias, solicitar verbas, reservar sala/local, elaborar atas, escolher cardápio, controlar cronogramas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar lista de presença, controlar prazos, fornecer informações, encaminhar pessoas, encaminhar ligações telefônicas, requisitar material, formatar documentos, triar correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, arquivar correspondência, pesquisar local, cotar preços, atualizar arquivos, elaborar relatórios, confeccionar clippings, acompanhar processos, contratar expositores e palestrantes, transmitir fax, administrar arquivos, demonstrar sensibilidade, atender ligações telefônicas, conferir material, reproduzir documentos, levantar necessidades de material, datilografar documentos, estabelecer atribuições da equipe, trabalhar em equipe, anotar informações, demonstrar pró-atividade, administrar estresse, ordenar documentos, elaborar ficha de avaliação, controlar malote, transcrever textos, filtrar ligações telefônicas, estabelecer cronograma de atividades, assinar documentação escolar, elaborar prestação de contas, cobrar respostas, recepcionar pessoas, tomar ditados, manter atualizado o banco de dados, elaborar convites e convocações, adaptar espaço para armazenagem, cancelar compromissos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, colher assinatura, definir horários, preparar apresentações.