CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, assessorar executivo- s / Área- s, supervisionar equipes de trabalho, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve selecionar pessoal, demonstrar pró-atividade, administrar arquivos, demonstrar discrição, elaborar ficha de avaliação, levantar necessidades de material, ler documentos, enviar correspondência, demonstrar capacidade de retórica, monitorar horários de entrada e saída, transcrever textos, demonstrar paciência, receber correspondência, contornar situações adversas, datilografar documentos, acompanhar processos, identificar a natureza do documento, fornecer informações, trabalhar sob pressão, anotar informações, cobrar relatórios, consultar profissionais de outras áreas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, divulgar informações, monitorar o trabalho da equipe, avaliar a equipe, escolher cardápio, administrar pendências, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, reservar sala/local, triar correspondência, confirmar presença, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, demonstrar dinamismo, fazer ligações telefônicas, formatar documentos, protocolar correspondência, pesquisar informações e dados, requisitar material, arquivar correspondência, administrar estresse, priorizar compromissos e ligações telefônicas, atualizar arquivos, cobrar ações, preparar apresentações, cancelar compromissos, assinar documentação escolar, ordenar documentos, contratar expositores e palestrantes, controlar malote, solicitar verbas, filtrar ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, demonstrar espírito de liderança, comprar material, equipamento e mobiliário, tomar ditados, despachar com o- s executivo- s, manter atualizado o banco de dados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, estabelecer atribuições da equipe, controlar prazos, preparar sala/local, marcar compromissos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, encaminhar documentos, orientar pessoas, controlar cronogramas, contratar serviços de terceiros, encaminhar ligações telefônicas, encaminhar pessoas, anotar recados, elaborar base de dados, formular pedidos de compra, recepcionar pessoas, digitar documentos, acompanhar contratos e garantias, demonstrar sensibilidade, classificar documentos, demonstrar capacidade de comunicação, adaptar espaço para armazenagem, enviar convite ou convocação, programar as atividades da equipe, estabelecer cronograma de atividades, elaborar lista de presença, cadastrar documentos, cotar preços, atender ligações telefônicas, transmitir fax, confeccionar clippings, direcionar informações, dar suporte em reuniões, encaminhar certificados, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar convites e convocações, elaborar planilhas e gráficos, administrar conflitos, atender pedidos e solicitações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, redigir documentos, registrar correspondência, capacitar equipe, cobrar respostas, pesquisar local, demonstrar iniciativa, trabalhar em equipe, transmitir recados, elaborar prestação de contas, secretariar reuniões, fazer check-list, adaptar-se a mudanças, reproduzir documentos, administrar agenda do- s executivo- s, colher assinatura, dar suporte durante o evento, identificar o assunto, definir horários, elaborar atas, elaborar relatórios, conferir material.