CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, gerenciar informações, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve anotar recados, ler documentos, atender ligações telefônicas, ordenar documentos, cotar preços, redigir documentos, datilografar documentos, elaborar relatórios, estabelecer cronograma de atividades, conferir material, receber correspondência, encaminhar documentos, transmitir recados, programar as atividades da equipe, triar correspondência, colher assinatura, transmitir fax, demonstrar pró-atividade, capacitar equipe, tomar ditados, preparar apresentações, confeccionar clippings, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, dar suporte durante o evento, monitorar o trabalho da equipe, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar iniciativa, administrar conflitos, identificar o assunto, arquivar correspondência, definir horários, acompanhar contratos e garantias, anotar informações, encaminhar pessoas, reproduzir documentos, encaminhar ligações telefônicas, elaborar base de dados, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, preparar sala/local, controlar cronogramas, administrar agenda do- s executivo- s, formular pedidos de compra, enviar convite ou convocação, comprar material, equipamento e mobiliário, controlar prazos, elaborar convites e convocações, controlar malote, trabalhar sob pressão, cancelar compromissos, marcar compromissos, cobrar relatórios, acompanhar processos, pesquisar local, estabelecer atribuições da equipe, cadastrar documentos, identificar a natureza do documento, assinar documentação escolar, fazer check-list, recepcionar pessoas, adaptar espaço para armazenagem, registrar correspondência, orientar pessoas, classificar documentos, contratar serviços de terceiros, adaptar-se a mudanças, elaborar ficha de avaliação, dar suporte em reuniões, secretariar reuniões, encaminhar certificados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, trabalhar em equipe, elaborar prestação de contas, demonstrar espírito de liderança, requisitar material, avaliar a equipe, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, elaborar atas, despachar com o- s executivo- s, atualizar arquivos, elaborar lista de presença, contratar expositores e palestrantes, formatar documentos, demonstrar discrição, protocolar correspondência, atender pedidos e solicitações, demonstrar sensibilidade, demonstrar capacidade de retórica, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, administrar pendências, confirmar presença, digitar documentos, monitorar horários de entrada e saída, cobrar ações, escolher cardápio, pesquisar informações e dados, demonstrar paciência, enviar correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, direcionar informações, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, fornecer informações, fazer ligações telefônicas, divulgar informações, demonstrar senso de organização, solicitar verbas, administrar arquivos, contornar situações adversas, demonstrar dinamismo, administrar estresse, transcrever textos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, consultar profissionais de outras áreas, levantar necessidades de material, priorizar compromissos e ligações telefônicas, cobrar respostas, selecionar pessoal, manter atualizado o banco de dados, filtrar ligações telefônicas, reservar sala/local.