CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, gerenciar informações, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve selecionar pessoal, demonstrar espírito de liderança, requisitar material, filtrar ligações telefônicas, formular pedidos de compra, formatar documentos, preparar apresentações, conferir material, cobrar ações, cotar preços, classificar documentos, reproduzir documentos, fornecer informações, secretariar reuniões, transmitir recados, encaminhar pessoas, datilografar documentos, demonstrar capacidade de retórica, marcar compromissos, manter atualizado o banco de dados, transmitir fax, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, estabelecer cronograma de atividades, adaptar espaço para armazenagem, controlar prazos, demonstrar discrição, elaborar base de dados, demonstrar sensibilidade, transcrever textos, elaborar planilhas e gráficos, pesquisar informações e dados, programar as atividades da equipe, contornar situações adversas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar ficha de avaliação, orientar pessoas, encaminhar documentos, dar suporte durante o evento, escolher cardápio, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, confeccionar clippings, pesquisar local, colher assinatura, fazer check-list, fazer ligações telefônicas, elaborar convites e convocações, monitorar o trabalho da equipe, direcionar informações, administrar estresse, atender pedidos e solicitações, definir horários, confirmar presença, acompanhar contratos e garantias, cobrar relatórios, tomar ditados, cancelar compromissos, levantar necessidades de material, despachar com o- s executivo- s, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, contratar expositores e palestrantes, administrar arquivos, trabalhar em equipe, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, demonstrar iniciativa, protocolar correspondência, divulgar informações, encaminhar ligações telefônicas, solicitar verbas, enviar convite ou convocação, elaborar lista de presença, elaborar prestação de contas, anotar informações, registrar correspondência, preparar sala/local, identificar o assunto, administrar agenda do- s executivo- s, atender ligações telefônicas, cadastrar documentos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, receber correspondência, demonstrar pró-atividade, demonstrar dinamismo, recepcionar pessoas, dar suporte em reuniões, elaborar atas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, avaliar a equipe, acompanhar processos, contratar serviços de terceiros, triar correspondência, cobrar respostas, ler documentos, anotar recados, trabalhar sob pressão, ordenar documentos, digitar documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, administrar pendências, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar senso de organização, reservar sala/local, assinar documentação escolar, adaptar-se a mudanças, redigir documentos, atualizar arquivos, identificar a natureza do documento, controlar cronogramas, arquivar correspondência, elaborar relatórios, demonstrar capacidade de comunicação, administrar conflitos, demonstrar paciência, capacitar equipe, encaminhar certificados, enviar correspondência, estabelecer atribuições da equipe, controlar malote, consultar profissionais de outras áreas, monitorar horários de entrada e saída.