CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve controlar correspondência física e eletrônica, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, elaborar documentos, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve cadastrar documentos, preparar apresentações, estabelecer atribuições da equipe, protocolar correspondência, elaborar relatórios, triar correspondência, requisitar material, contornar situações adversas, administrar estresse, elaborar ficha de avaliação, monitorar o trabalho da equipe, cancelar compromissos, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar sensibilidade, pesquisar local, demonstrar capacidade de comunicação, enviar correspondência, transcrever textos, monitorar horários de entrada e saída, adaptar espaço para armazenagem, acompanhar contratos e garantias, acompanhar processos, comprar material, equipamento e mobiliário, cotar preços, controlar malote, atender ligações telefônicas, transmitir fax, levantar necessidades de material, elaborar atas, estabelecer cronograma de atividades, administrar agenda do- s executivo- s, arquivar correspondência, elaborar prestação de contas, divulgar informações, consultar profissionais de outras áreas, contratar serviços de terceiros, reservar sala/local, demonstrar discrição, ler documentos, demonstrar pró-atividade, assinar documentação escolar, atualizar arquivos, controlar prazos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar lista de presença, selecionar pessoal, dar suporte durante o evento, formular pedidos de compra, filtrar ligações telefônicas, definir horários, dar suporte em reuniões, fazer ligações telefônicas, enviar convite ou convocação, orientar pessoas, formatar documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, encaminhar ligações telefônicas, identificar a natureza do documento, atender pedidos e solicitações, cobrar relatórios, cobrar respostas, demonstrar capacidade de retórica, demonstrar paciência, trabalhar sob pressão, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, colher assinatura, pesquisar informações e dados, encaminhar pessoas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, anotar recados, conferir material, anotar informações, recepcionar pessoas, adaptar-se a mudanças, secretariar reuniões, identificar o assunto, demonstrar senso de organização, fazer check-list, confirmar presença, cobrar ações, ordenar documentos, controlar cronogramas, trabalhar em equipe, encaminhar certificados, registrar correspondência, fornecer informações, demonstrar espírito de liderança, demonstrar iniciativa, marcar compromissos, elaborar base de dados, receber correspondência, administrar conflitos, elaborar convites e convocações, preparar sala/local, despachar com o- s executivo- s, capacitar equipe, digitar documentos, contratar expositores e palestrantes, redigir documentos, tomar ditados, direcionar informações, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, manter atualizado o banco de dados, encaminhar documentos, programar as atividades da equipe, confeccionar clippings, demonstrar dinamismo, avaliar a equipe, reproduzir documentos, datilografar documentos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, escolher cardápio, administrar pendências, solicitar verbas, administrar arquivos, classificar documentos, transmitir recados.