CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve contornar situações adversas, transmitir recados, elaborar base de dados, formular pedidos de compra, reproduzir documentos, orientar pessoas, acompanhar contratos e garantias, atender pedidos e solicitações, demonstrar capacidade de comunicação, levantar necessidades de material, enviar convite ou convocação, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar dinamismo, assinar documentação escolar, definir horários, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, anotar informações, demonstrar iniciativa, elaborar ficha de avaliação, pesquisar informações e dados, despachar com o- s executivo- s, encaminhar pessoas, elaborar planilhas e gráficos, reservar sala/local, programar as atividades da equipe, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar prestação de contas, fornecer informações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, manter atualizado o banco de dados, anotar recados, ordenar documentos, atender ligações telefônicas, contratar serviços de terceiros, atualizar arquivos, preparar apresentações, elaborar atas, demonstrar capacidade de retórica, priorizar compromissos e ligações telefônicas, ler documentos, dar suporte durante o evento, dar suporte em reuniões, demonstrar senso de organização, confeccionar clippings, encaminhar certificados, adaptar-se a mudanças, cobrar relatórios, administrar arquivos, cotar preços, estabelecer cronograma de atividades, transmitir fax, administrar pendências, elaborar convites e convocações, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, elaborar lista de presença, elaborar relatórios, divulgar informações, selecionar pessoal, fazer check-list, filtrar ligações telefônicas, comprar material, equipamento e mobiliário, avaliar a equipe, secretariar reuniões, administrar conflitos, adaptar espaço para armazenagem, demonstrar espírito de liderança, colher assinatura, tomar ditados, demonstrar paciência, identificar o assunto, acompanhar processos, controlar cronogramas, controlar malote, marcar compromissos, contratar expositores e palestrantes, trabalhar em equipe, confirmar presença, cancelar compromissos, preparar sala/local, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, direcionar informações, demonstrar sensibilidade, digitar documentos, administrar estresse, controlar prazos, pesquisar local, fazer ligações telefônicas, consultar profissionais de outras áreas, enviar correspondência, trabalhar sob pressão, estabelecer atribuições da equipe, requisitar material, conferir material, administrar agenda do- s executivo- s, redigir documentos, cadastrar documentos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, capacitar equipe, transcrever textos, monitorar horários de entrada e saída, identificar a natureza do documento, recepcionar pessoas, solicitar verbas, receber correspondência, cobrar respostas, triar correspondência, encaminhar ligações telefônicas, protocolar correspondência, demonstrar pró-atividade, registrar correspondência, demonstrar discrição, escolher cardápio, formatar documentos, encaminhar documentos, arquivar correspondência, classificar documentos, datilografar documentos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, cobrar ações.