CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve identificar a natureza do documento, elaborar relatórios, dar suporte durante o evento, elaborar atas, anotar informações, cobrar relatórios, elaborar base de dados, controlar prazos, definir horários, trabalhar sob pressão, assinar documentação escolar, secretariar reuniões, elaborar convites e convocações, transcrever textos, trabalhar em equipe, recepcionar pessoas, acompanhar processos, ordenar documentos, escolher cardápio, administrar agenda do- s executivo- s, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, acompanhar contratos e garantias, levantar necessidades de material, datilografar documentos, marcar compromissos, elaborar prestação de contas, adaptar espaço para armazenagem, cadastrar documentos, confeccionar clippings, classificar documentos, capacitar equipe, elaborar ficha de avaliação, estabelecer atribuições da equipe, manter atualizado o banco de dados, cobrar ações, despachar com o- s executivo- s, contratar expositores e palestrantes, demonstrar capacidade de retórica, formular pedidos de compra, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, triar correspondência, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, transmitir fax, enviar correspondência, demonstrar paciência, demonstrar discrição, solicitar verbas, elaborar lista de presença, administrar arquivos, demonstrar iniciativa, cancelar compromissos, atender pedidos e solicitações, identificar o assunto, registrar correspondência, fazer ligações telefônicas, confirmar presença, filtrar ligações telefônicas, avaliar a equipe, cobrar respostas, encaminhar ligações telefônicas, comprar material, equipamento e mobiliário, pesquisar local, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar pró-atividade, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, demonstrar sensibilidade, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, reproduzir documentos, adaptar-se a mudanças, selecionar pessoal, fazer check-list, encaminhar pessoas, transmitir recados, orientar pessoas, encaminhar documentos, formatar documentos, programar as atividades da equipe, controlar malote, atualizar arquivos, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar dinamismo, administrar estresse, enviar convite ou convocação, dar suporte em reuniões, consultar profissionais de outras áreas, digitar documentos, atender ligações telefônicas, anotar recados, administrar pendências, preparar sala/local, encaminhar certificados, redigir documentos, cotar preços, colher assinatura, protocolar correspondência, contratar serviços de terceiros, contornar situações adversas, reservar sala/local, ler documentos, direcionar informações, controlar cronogramas, conferir material, pesquisar informações e dados, administrar conflitos, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar espírito de liderança, divulgar informações, preparar apresentações, demonstrar capacidade de comunicação, arquivar correspondência, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, receber correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar planilhas e gráficos, tomar ditados, requisitar material, fornecer informações.