CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de trabalho, gerenciar informações, gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve monitorar horários de entrada e saída, despachar com o- s executivo- s, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar convites e convocações, formular pedidos de compra, orientar pessoas, colher assinatura, filtrar ligações telefônicas, atualizar arquivos, acompanhar contratos e garantias, divulgar informações, preparar sala/local, transmitir fax, solicitar verbas, elaborar base de dados, elaborar ficha de avaliação, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, enviar correspondência, cancelar compromissos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, monitorar o trabalho da equipe, adaptar espaço para armazenagem, administrar pendências, priorizar compromissos e ligações telefônicas, tomar ditados, recepcionar pessoas, ler documentos, trabalhar sob pressão, cotar preços, encaminhar ligações telefônicas, atender ligações telefônicas, pesquisar local, confirmar presença, elaborar lista de presença, preparar apresentações, demonstrar capacidade de retórica, registrar correspondência, demonstrar discrição, conferir material, controlar prazos, demonstrar iniciativa, dar suporte durante o evento, selecionar pessoal, classificar documentos, levantar necessidades de material, demonstrar pró-atividade, elaborar atas, estabelecer cronograma de atividades, atender pedidos e solicitações, fazer check-list, elaborar relatórios, contratar expositores e palestrantes, encaminhar certificados, identificar a natureza do documento, fazer ligações telefônicas, requisitar material, dar suporte em reuniões, redigir documentos, marcar compromissos, administrar conflitos, transmitir recados, identificar o assunto, cobrar relatórios, capacitar equipe, ordenar documentos, digitar documentos, manter atualizado o banco de dados, demonstrar paciência, demonstrar espírito de liderança, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, controlar malote, programar as atividades da equipe, fornecer informações, adaptar-se a mudanças, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, cobrar ações, encaminhar pessoas, elaborar prestação de contas, receber correspondência, administrar agenda do- s executivo- s, reservar sala/local, escolher cardápio, cadastrar documentos, anotar informações, acompanhar processos, avaliar a equipe, direcionar informações, assinar documentação escolar, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, datilografar documentos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, demonstrar sensibilidade, reproduzir documentos, arquivar correspondência, administrar estresse, formatar documentos, triar correspondência, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, definir horários, confeccionar clippings, trabalhar em equipe, anotar recados, demonstrar senso de organização, administrar arquivos, cobrar respostas, contratar serviços de terceiros, comprar material, equipamento e mobiliário, enviar convite ou convocação, encaminhar documentos, pesquisar informações e dados, contornar situações adversas, secretariar reuniões, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar dinamismo, protocolar correspondência, estabelecer atribuições da equipe, consultar profissionais de outras áreas, transcrever textos, controlar cronogramas.