CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve programar as atividades da equipe, secretariar reuniões, acompanhar contratos e garantias, elaborar ficha de avaliação, ordenar documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, atender ligações telefônicas, cadastrar documentos, consultar profissionais de outras áreas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, requisitar material, preparar sala/local, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, demonstrar iniciativa, administrar agenda do- s executivo- s, transcrever textos, acompanhar processos, fazer ligações telefônicas, demonstrar capacidade de comunicação, demonstrar senso de organização, trabalhar sob pressão, contratar serviços de terceiros, atualizar arquivos, identificar a natureza do documento, enviar convite ou convocação, cobrar ações, formatar documentos, demonstrar capacidade de retórica, controlar prazos, demonstrar discrição, elaborar relatórios, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, confirmar presença, divulgar informações, arquivar correspondência, cancelar compromissos, controlar malote, confeccionar clippings, estabelecer atribuições da equipe, preparar apresentações, reproduzir documentos, colher assinatura, administrar pendências, trabalhar em equipe, adaptar espaço para armazenagem, encaminhar pessoas, tomar ditados, demonstrar espírito de liderança, receber correspondência, assinar documentação escolar, demonstrar paciência, atender pedidos e solicitações, conferir material, monitorar horários de entrada e saída, encaminhar certificados, administrar estresse, elaborar convites e convocações, cobrar respostas, pesquisar local, encaminhar documentos, elaborar base de dados, fornecer informações, monitorar o trabalho da equipe, solicitar verbas, orientar pessoas, formular pedidos de compra, comprar material, equipamento e mobiliário, contornar situações adversas, controlar cronogramas, capacitar equipe, encaminhar ligações telefônicas, digitar documentos, marcar compromissos, datilografar documentos, cotar preços, recepcionar pessoas, filtrar ligações telefônicas, demonstrar dinamismo, despachar com o- s executivo- s, direcionar informações, demonstrar pró-atividade, cobrar relatórios, protocolar correspondência, elaborar lista de presença, triar correspondência, elaborar prestação de contas, anotar recados, escolher cardápio, administrar arquivos, fazer check-list, levantar necessidades de material, transmitir fax, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, identificar o assunto, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, dar suporte em reuniões, definir horários, anotar informações, selecionar pessoal, pesquisar informações e dados, classificar documentos, avaliar a equipe, demonstrar sensibilidade, redigir documentos, transmitir recados, reservar sala/local, ler documentos, estabelecer cronograma de atividades, administrar conflitos, manter atualizado o banco de dados, dar suporte durante o evento, enviar correspondência, contratar expositores e palestrantes, priorizar compromissos e ligações telefônicas, adaptar-se a mudanças, elaborar planilhas e gráficos, registrar correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar atas.