CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve pesquisar informações e dados, encaminhar documentos, orientar pessoas, avaliar a equipe, transmitir recados, ler documentos, cobrar relatórios, triar correspondência, capacitar equipe, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, transmitir fax, demonstrar espírito de liderança, trabalhar sob pressão, digitar documentos, elaborar prestação de contas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, encaminhar certificados, conferir material, divulgar informações, demonstrar senso de organização, demonstrar discrição, cobrar respostas, protocolar correspondência, elaborar relatórios, fazer check-list, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar paciência, cancelar compromissos, elaborar lista de presença, tomar ditados, demonstrar pró-atividade, pesquisar local, demonstrar capacidade de comunicação, estabelecer atribuições da equipe, cobrar ações, confeccionar clippings, encaminhar ligações telefônicas, dar suporte durante o evento, colher assinatura, classificar documentos, elaborar base de dados, atender ligações telefônicas, anotar recados, identificar a natureza do documento, marcar compromissos, fornecer informações, elaborar planilhas e gráficos, monitorar horários de entrada e saída, controlar malote, elaborar convites e convocações, manter atualizado o banco de dados, cadastrar documentos, administrar agenda do- s executivo- s, comprar material, equipamento e mobiliário, acompanhar contratos e garantias, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, adaptar-se a mudanças, ordenar documentos, demonstrar dinamismo, priorizar compromissos e ligações telefônicas, secretariar reuniões, formular pedidos de compra, requisitar material, direcionar informações, assinar documentação escolar, administrar estresse, transcrever textos, reservar sala/local, definir horários, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, administrar arquivos, demonstrar iniciativa, redigir documentos, acompanhar processos, solicitar verbas, atualizar arquivos, registrar correspondência, confirmar presença, programar as atividades da equipe, monitorar o trabalho da equipe, atender pedidos e solicitações, levantar necessidades de material, fazer ligações telefônicas, escolher cardápio, cotar preços, despachar com o- s executivo- s, trabalhar em equipe, formatar documentos, enviar correspondência, recepcionar pessoas, filtrar ligações telefônicas, datilografar documentos, controlar prazos, controlar cronogramas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, arquivar correspondência, elaborar atas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, preparar apresentações, demonstrar sensibilidade, reproduzir documentos, dar suporte em reuniões, elaborar ficha de avaliação, demonstrar capacidade de retórica, consultar profissionais de outras áreas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, enviar convite ou convocação, administrar pendências, selecionar pessoal, anotar informações, preparar sala/local, contratar expositores e palestrantes, receber correspondência, contratar serviços de terceiros, identificar o assunto, encaminhar pessoas, adaptar espaço para armazenagem, contornar situações adversas, administrar conflitos.