CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve controlar correspondência física e eletrônica, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, organizar eventos e viagens, gerir suprimentos, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve demonstrar sensibilidade, encaminhar pessoas, classificar documentos, anotar recados, elaborar planilhas e gráficos, manter atualizado o banco de dados, consultar profissionais de outras áreas, cadastrar documentos, reproduzir documentos, transmitir recados, atualizar arquivos, elaborar convites e convocações, levantar necessidades de material, tomar ditados, administrar estresse, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, conferir material, ler documentos, administrar conflitos, demonstrar iniciativa, contornar situações adversas, orientar pessoas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, monitorar horários de entrada e saída, formular pedidos de compra, cobrar respostas, transcrever textos, adaptar-se a mudanças, definir horários, encaminhar documentos, demonstrar pró-atividade, identificar o assunto, elaborar prestação de contas, enviar convite ou convocação, transmitir fax, escolher cardápio, trabalhar em equipe, capacitar equipe, controlar prazos, controlar cronogramas, selecionar pessoal, recepcionar pessoas, formatar documentos, confeccionar clippings, demonstrar paciência, marcar compromissos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, confirmar presença, colher assinatura, atender pedidos e solicitações, filtrar ligações telefônicas, controlar malote, demonstrar capacidade de comunicação, arquivar correspondência, dar suporte em reuniões, demonstrar espírito de liderança, demonstrar senso de organização, cobrar ações, encaminhar ligações telefônicas, assinar documentação escolar, direcionar informações, administrar pendências, cobrar relatórios, fazer check-list, preparar apresentações, elaborar lista de presença, registrar correspondência, adaptar espaço para armazenagem, comprar material, equipamento e mobiliário, elaborar atas, triar correspondência, demonstrar capacidade de retórica, despachar com o- s executivo- s, solicitar verbas, acompanhar processos, digitar documentos, ordenar documentos, elaborar base de dados, divulgar informações, estabelecer cronograma de atividades, elaborar ficha de avaliação, estabelecer atribuições da equipe, administrar arquivos, demonstrar dinamismo, fazer ligações telefônicas, demonstrar discrição, reservar sala/local, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, acompanhar contratos e garantias, redigir documentos, cancelar compromissos, secretariar reuniões, datilografar documentos, avaliar a equipe, enviar correspondência, receber correspondência, identificar a natureza do documento, pesquisar informações e dados, protocolar correspondência, anotar informações, fornecer informações, atender ligações telefônicas, contratar serviços de terceiros, monitorar o trabalho da equipe, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, pesquisar local, cotar preços, dar suporte durante o evento, administrar agenda do- s executivo- s, requisitar material, preparar sala/local, trabalhar sob pressão, priorizar compromissos e ligações telefônicas, encaminhar certificados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, contratar expositores e palestrantes, elaborar relatórios, programar as atividades da equipe.