CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve cobrar respostas, receber correspondência, fazer check-list, ler documentos, datilografar documentos, demonstrar senso de organização, confirmar presença, conferir material, demonstrar pró-atividade, encaminhar ligações telefônicas, elaborar base de dados, levantar necessidades de material, reservar sala/local, atender pedidos e solicitações, dar suporte durante o evento, cotar preços, atender ligações telefônicas, cancelar compromissos, contratar serviços de terceiros, elaborar planilhas e gráficos, redigir documentos, digitar documentos, protocolar correspondência, despachar com o- s executivo- s, enviar convite ou convocação, encaminhar pessoas, programar as atividades da equipe, estabelecer atribuições da equipe, demonstrar paciência, requisitar material, fazer ligações telefônicas, identificar o assunto, elaborar convites e convocações, cobrar ações, atualizar arquivos, estabelecer cronograma de atividades, cobrar relatórios, adaptar-se a mudanças, pesquisar informações e dados, trabalhar sob pressão, controlar malote, controlar cronogramas, formular pedidos de compra, classificar documentos, filtrar ligações telefônicas, monitorar horários de entrada e saída, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, assinar documentação escolar, ordenar documentos, administrar arquivos, orientar pessoas, demonstrar capacidade de comunicação, administrar agenda do- s executivo- s, tomar ditados, selecionar pessoal, formatar documentos, monitorar o trabalho da equipe, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, consultar profissionais de outras áreas, comprar material, equipamento e mobiliário, registrar correspondência, demonstrar capacidade de retórica, recepcionar pessoas, demonstrar espírito de liderança, elaborar atas, arquivar correspondência, fornecer informações, identificar a natureza do documento, capacitar equipe, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, transmitir recados, administrar estresse, manter atualizado o banco de dados, avaliar a equipe, definir horários, demonstrar dinamismo, encaminhar documentos, solicitar verbas, elaborar prestação de contas, anotar informações, preparar apresentações, priorizar compromissos e ligações telefônicas, dar suporte em reuniões, secretariar reuniões, elaborar lista de presença, administrar conflitos, transcrever textos, confeccionar clippings, cadastrar documentos, trabalhar em equipe, contornar situações adversas, acompanhar processos, transmitir fax, demonstrar sensibilidade, adaptar espaço para armazenagem, escolher cardápio, anotar recados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, divulgar informações, controlar prazos, administrar pendências, enviar correspondência, colher assinatura, preparar sala/local, encaminhar certificados, triar correspondência, acompanhar contratos e garantias, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, pesquisar local, elaborar relatórios, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, contratar expositores e palestrantes, elaborar ficha de avaliação, marcar compromissos, reproduzir documentos, demonstrar iniciativa, demonstrar discrição, direcionar informações.