CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, controlar correspondência física e eletrônica, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, gerenciar informações, supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, fornecer informações, transmitir recados, confeccionar clippings, demonstrar capacidade de comunicação, direcionar informações, registrar correspondência, secretariar reuniões, encaminhar documentos, triar correspondência, estabelecer atribuições da equipe, adaptar espaço para armazenagem, elaborar convites e convocações, confirmar presença, receber correspondência, formatar documentos, fazer check-list, demonstrar senso de organização, pesquisar local, manter atualizado o banco de dados, orientar pessoas, digitar documentos, demonstrar espírito de liderança, definir horários, enviar correspondência, pesquisar informações e dados, cotar preços, reservar sala/local, administrar agenda do- s executivo- s, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, dar suporte durante o evento, demonstrar pró-atividade, anotar recados, elaborar atas, atualizar arquivos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, ordenar documentos, trabalhar sob pressão, demonstrar dinamismo, programar as atividades da equipe, recepcionar pessoas, enviar convite ou convocação, encaminhar ligações telefônicas, preparar sala/local, identificar a natureza do documento, despachar com o- s executivo- s, administrar estresse, preparar apresentações, classificar documentos, administrar conflitos, demonstrar discrição, controlar cronogramas, demonstrar capacidade de retórica, consultar profissionais de outras áreas, conferir material, divulgar informações, elaborar base de dados, identificar o assunto, administrar pendências, dar suporte em reuniões, elaborar prestação de contas, protocolar correspondência, fazer ligações telefônicas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, atender ligações telefônicas, marcar compromissos, selecionar pessoal, elaborar ficha de avaliação, demonstrar sensibilidade, acompanhar contratos e garantias, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar paciência, demonstrar iniciativa, reproduzir documentos, elaborar planilhas e gráficos, acompanhar processos, avaliar a equipe, formular pedidos de compra, tomar ditados, encaminhar certificados, elaborar lista de presença, cobrar relatórios, elaborar relatórios, assinar documentação escolar, comprar material, equipamento e mobiliário, monitorar o trabalho da equipe, capacitar equipe, levantar necessidades de material, atender pedidos e solicitações, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, estabelecer cronograma de atividades, redigir documentos, administrar arquivos, transcrever textos, colher assinatura, controlar malote, cobrar respostas, transmitir fax, monitorar horários de entrada e saída, escolher cardápio, contornar situações adversas, controlar prazos, cancelar compromissos, ler documentos, contratar serviços de terceiros, datilografar documentos, solicitar verbas, requisitar material, cadastrar documentos, filtrar ligações telefônicas, contratar expositores e palestrantes, adaptar-se a mudanças, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, encaminhar pessoas, cobrar ações, trabalhar em equipe, arquivar correspondência, anotar informações.