CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, gerenciar informações, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, dar suporte em reuniões, demonstrar pró-atividade, contornar situações adversas, cancelar compromissos, dar suporte durante o evento, administrar conflitos, contratar expositores e palestrantes, elaborar convites e convocações, controlar prazos, trabalhar em equipe, transmitir recados, estabelecer atribuições da equipe, elaborar ficha de avaliação, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, formular pedidos de compra, colher assinatura, encaminhar certificados, administrar arquivos, encaminhar pessoas, anotar recados, estabelecer cronograma de atividades, direcionar informações, avaliar a equipe, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, fazer check-list, levantar necessidades de material, identificar o assunto, administrar pendências, preparar sala/local, reproduzir documentos, demonstrar iniciativa, monitorar o trabalho da equipe, elaborar atas, fazer ligações telefônicas, confeccionar clippings, cadastrar documentos, elaborar lista de presença, marcar compromissos, demonstrar sensibilidade, contratar serviços de terceiros, identificar a natureza do documento, adaptar-se a mudanças, priorizar compromissos e ligações telefônicas, secretariar reuniões, registrar correspondência, anotar informações, monitorar horários de entrada e saída, protocolar correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, preparar apresentações, demonstrar discrição, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, definir horários, confirmar presença, capacitar equipe, encaminhar documentos, comprar material, equipamento e mobiliário, controlar malote, enviar convite ou convocação, fornecer informações, redigir documentos, administrar estresse, ordenar documentos, elaborar relatórios, formatar documentos, elaborar prestação de contas, acompanhar contratos e garantias, demonstrar espírito de liderança, encaminhar ligações telefônicas, arquivar correspondência, recepcionar pessoas, conferir material, acompanhar processos, elaborar planilhas e gráficos, manter atualizado o banco de dados, digitar documentos, elaborar base de dados, pesquisar local, adaptar espaço para armazenagem, reservar sala/local, enviar correspondência, atender ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, controlar cronogramas, solicitar verbas, receber correspondência, trabalhar sob pressão, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, despachar com o- s executivo- s, cobrar ações, ler documentos, demonstrar paciência, requisitar material, divulgar informações, classificar documentos, cobrar respostas, consultar profissionais de outras áreas, pesquisar informações e dados, cobrar relatórios, atender pedidos e solicitações, demonstrar capacidade de retórica, filtrar ligações telefônicas, orientar pessoas, administrar agenda do- s executivo- s, escolher cardápio, assinar documentação escolar, programar as atividades da equipe, selecionar pessoal, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, tomar ditados, cotar preços, transmitir fax, atualizar arquivos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, demonstrar dinamismo, transcrever textos, datilografar documentos, triar correspondência.