CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve elaborar relatórios, selecionar pessoal, protocolar correspondência, transcrever textos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, requisitar material, atualizar arquivos, escolher cardápio, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, controlar cronogramas, elaborar base de dados, controlar malote, demonstrar paciência, assinar documentação escolar, elaborar ficha de avaliação, encaminhar certificados, levantar necessidades de material, atender ligações telefônicas, demonstrar dinamismo, administrar conflitos, estabelecer atribuições da equipe, capacitar equipe, demonstrar iniciativa, adaptar espaço para armazenagem, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, formular pedidos de compra, redigir documentos, ler documentos, anotar recados, manter atualizado o banco de dados, preparar sala/local, fazer ligações telefônicas, identificar o assunto, demonstrar espírito de liderança, registrar correspondência, contratar expositores e palestrantes, demonstrar capacidade de comunicação, preparar apresentações, demonstrar discrição, acompanhar contratos e garantias, contornar situações adversas, elaborar atas, definir horários, encaminhar documentos, demonstrar pró-atividade, demonstrar senso de organização, cobrar relatórios, colher assinatura, cancelar compromissos, controlar prazos, contratar serviços de terceiros, consultar profissionais de outras áreas, reproduzir documentos, despachar com o- s executivo- s, estabelecer cronograma de atividades, trabalhar sob pressão, demonstrar capacidade de retórica, pesquisar local, acompanhar processos, cobrar ações, conferir material, trabalhar em equipe, tomar ditados, atender pedidos e solicitações, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, dar suporte em reuniões, formatar documentos, administrar arquivos, encaminhar pessoas, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, identificar a natureza do documento, filtrar ligações telefônicas, enviar correspondência, avaliar a equipe, pesquisar informações e dados, confirmar presença, divulgar informações, datilografar documentos, marcar compromissos, monitorar o trabalho da equipe, receber correspondência, direcionar informações, demonstrar sensibilidade, priorizar compromissos e ligações telefônicas, confeccionar clippings, enviar convite ou convocação, elaborar prestação de contas, reservar sala/local, anotar informações, fornecer informações, cotar preços, recepcionar pessoas, digitar documentos, secretariar reuniões, administrar estresse, comprar material, equipamento e mobiliário, transmitir fax, solicitar verbas, fazer check-list, encaminhar ligações telefônicas, monitorar horários de entrada e saída, arquivar correspondência, orientar pessoas, programar as atividades da equipe, elaborar convites e convocações, dar suporte durante o evento, adaptar-se a mudanças, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, triar correspondência, administrar agenda do- s executivo- s, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, administrar pendências, cadastrar documentos, classificar documentos, transmitir recados, ordenar documentos, cobrar respostas, elaborar lista de presença, elaborar planilhas e gráficos.