CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve avaliar a equipe, elaborar relatórios, marcar compromissos, cancelar compromissos, receber correspondência, anotar informações, assinar documentação escolar, administrar pendências, demonstrar capacidade de retórica, digitar documentos, demonstrar dinamismo, confirmar presença, demonstrar espírito de liderança, adaptar espaço para armazenagem, conferir material, fazer check-list, cobrar relatórios, despachar com o- s executivo- s, estabelecer cronograma de atividades, selecionar pessoal, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, controlar malote, comprar material, equipamento e mobiliário, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, dar suporte em reuniões, monitorar horários de entrada e saída, transmitir recados, formatar documentos, classificar documentos, reservar sala/local, divulgar informações, datilografar documentos, dar suporte durante o evento, administrar estresse, redigir documentos, fazer ligações telefônicas, estabelecer atribuições da equipe, filtrar ligações telefônicas, preparar sala/local, demonstrar iniciativa, fornecer informações, protocolar correspondência, contornar situações adversas, acompanhar processos, demonstrar pró-atividade, elaborar prestação de contas, formular pedidos de compra, identificar a natureza do documento, transmitir fax, preparar apresentações, atender ligações telefônicas, administrar agenda do- s executivo- s, trabalhar em equipe, triar correspondência, cobrar respostas, demonstrar paciência, controlar cronogramas, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar convites e convocações, ordenar documentos, pesquisar local, priorizar compromissos e ligações telefônicas, acompanhar contratos e garantias, levantar necessidades de material, contratar serviços de terceiros, capacitar equipe, encaminhar ligações telefônicas, recepcionar pessoas, trabalhar sob pressão, pesquisar informações e dados, elaborar atas, adaptar-se a mudanças, colher assinatura, elaborar planilhas e gráficos, direcionar informações, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar ficha de avaliação, manter atualizado o banco de dados, demonstrar sensibilidade, orientar pessoas, administrar conflitos, demonstrar senso de organização, ler documentos, cadastrar documentos, secretariar reuniões, consultar profissionais de outras áreas, definir horários, elaborar lista de presença, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, contratar expositores e palestrantes, anotar recados, encaminhar pessoas, reproduzir documentos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, controlar prazos, monitorar o trabalho da equipe, elaborar base de dados, requisitar material, atender pedidos e solicitações, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, confeccionar clippings, encaminhar certificados, enviar convite ou convocação, registrar correspondência, escolher cardápio, tomar ditados, atualizar arquivos, solicitar verbas, programar as atividades da equipe, demonstrar discrição, transcrever textos, demonstrar capacidade de comunicação, encaminhar documentos, cobrar ações, identificar o assunto, cotar preços, administrar arquivos, enviar correspondência, arquivar correspondência.