CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, elaborar documentos, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve providenciar passagens, hospedagem e transporte local, dar suporte durante o evento, administrar agenda do- s executivo- s, secretariar reuniões, encaminhar certificados, formular pedidos de compra, contratar serviços de terceiros, elaborar base de dados, triar correspondência, solicitar verbas, administrar pendências, elaborar prestação de contas, fornecer informações, preparar apresentações, assinar documentação escolar, estabelecer atribuições da equipe, acompanhar contratos e garantias, preparar sala/local, cobrar relatórios, classificar documentos, cadastrar documentos, orientar pessoas, levantar necessidades de material, recepcionar pessoas, ordenar documentos, transcrever textos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, consultar profissionais de outras áreas, demonstrar espírito de liderança, demonstrar iniciativa, elaborar atas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, reproduzir documentos, digitar documentos, administrar arquivos, divulgar informações, conferir material, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, controlar prazos, programar as atividades da equipe, elaborar planilhas e gráficos, confirmar presença, adaptar-se a mudanças, encaminhar pessoas, capacitar equipe, cancelar compromissos, atender pedidos e solicitações, elaborar relatórios, trabalhar em equipe, controlar malote, encaminhar documentos, cobrar ações, transmitir recados, fazer check-list, controlar cronogramas, contratar expositores e palestrantes, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar capacidade de comunicação, selecionar pessoal, contornar situações adversas, direcionar informações, cobrar respostas, pesquisar local, elaborar convites e convocações, redigir documentos, marcar compromissos, escolher cardápio, demonstrar paciência, comprar material, equipamento e mobiliário, administrar conflitos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar ficha de avaliação, identificar o assunto, fazer ligações telefônicas, anotar informações, protocolar correspondência, colher assinatura, administrar estresse, acompanhar processos, demonstrar sensibilidade, formatar documentos, demonstrar senso de organização, transmitir fax, atender ligações telefônicas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, receber correspondência, anotar recados, datilografar documentos, enviar convite ou convocação, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, definir horários, encaminhar ligações telefônicas, arquivar correspondência, monitorar o trabalho da equipe, enviar correspondência, pesquisar informações e dados, filtrar ligações telefônicas, registrar correspondência, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, requisitar material, adaptar espaço para armazenagem, ler documentos, monitorar horários de entrada e saída, elaborar lista de presença, reservar sala/local, manter atualizado o banco de dados, demonstrar pró-atividade, demonstrar capacidade de retórica, identificar a natureza do documento, atualizar arquivos, demonstrar dinamismo, dar suporte em reuniões, avaliar a equipe, confeccionar clippings, despachar com o- s executivo- s, trabalhar sob pressão, tomar ditados, demonstrar discrição, cotar preços.