CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, elaborar documentos, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve adaptar espaço para armazenagem, protocolar correspondência, demonstrar senso de organização, identificar o assunto, recepcionar pessoas, ler documentos, solicitar verbas, reservar sala/local, pesquisar local, monitorar horários de entrada e saída, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, elaborar base de dados, enviar convite ou convocação, orientar pessoas, fazer check-list, demonstrar espírito de liderança, escolher cardápio, elaborar relatórios, acompanhar contratos e garantias, demonstrar capacidade de comunicação, dar suporte em reuniões, divulgar informações, assinar documentação escolar, preparar sala/local, cotar preços, definir horários, demonstrar capacidade de retórica, transmitir fax, arquivar correspondência, elaborar convites e convocações, trabalhar em equipe, administrar agenda do- s executivo- s, digitar documentos, despachar com o- s executivo- s, elaborar prestação de contas, administrar estresse, manter atualizado o banco de dados, cobrar respostas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, controlar malote, marcar compromissos, tomar ditados, cobrar ações, estabelecer atribuições da equipe, administrar arquivos, triar correspondência, levantar necessidades de material, monitorar o trabalho da equipe, cobrar relatórios, requisitar material, anotar recados, consultar profissionais de outras áreas, filtrar ligações telefônicas, redigir documentos, capacitar equipe, encaminhar ligações telefônicas, ordenar documentos, preparar apresentações, trabalhar sob pressão, demonstrar paciência, fornecer informações, conferir material, datilografar documentos, colher assinatura, atender ligações telefônicas, elaborar lista de presença, elaborar atas, transcrever textos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, controlar prazos, selecionar pessoal, fazer ligações telefônicas, enviar correspondência, encaminhar pessoas, contratar expositores e palestrantes, confeccionar clippings, registrar correspondência, administrar pendências, estabelecer cronograma de atividades, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, avaliar a equipe, receber correspondência, reproduzir documentos, transmitir recados, demonstrar sensibilidade, demonstrar discrição, elaborar ficha de avaliação, formatar documentos, demonstrar pró-atividade, elaborar planilhas e gráficos, dar suporte durante o evento, demonstrar iniciativa, direcionar informações, encaminhar documentos, formular pedidos de compra, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, identificar a natureza do documento, contratar serviços de terceiros, comprar material, equipamento e mobiliário, programar as atividades da equipe, acompanhar processos, contornar situações adversas, cadastrar documentos, confirmar presença, cancelar compromissos, anotar informações, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, pesquisar informações e dados, controlar cronogramas, secretariar reuniões, atender pedidos e solicitações, administrar conflitos, encaminhar certificados, atualizar arquivos, adaptar-se a mudanças, demonstrar dinamismo, classificar documentos.