CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve ordenar documentos, despachar com o- s executivo- s, monitorar horários de entrada e saída, identificar o assunto, triar correspondência, definir horários, conferir material, fornecer informações, trabalhar em equipe, demonstrar capacidade de comunicação, demonstrar espírito de liderança, confeccionar clippings, administrar pendências, escolher cardápio, ler documentos, orientar pessoas, contratar expositores e palestrantes, estabelecer cronograma de atividades, cancelar compromissos, secretariar reuniões, elaborar lista de presença, classificar documentos, adaptar espaço para armazenagem, enviar correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, atender pedidos e solicitações, cobrar ações, tomar ditados, arquivar correspondência, programar as atividades da equipe, solicitar verbas, elaborar ficha de avaliação, dar suporte durante o evento, protocolar correspondência, encaminhar pessoas, encaminhar ligações telefônicas, pesquisar informações e dados, colher assinatura, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, consultar profissionais de outras áreas, divulgar informações, demonstrar capacidade de retórica, dar suporte em reuniões, filtrar ligações telefônicas, fazer check-list, demonstrar paciência, confirmar presença, administrar estresse, transcrever textos, atualizar arquivos, demonstrar sensibilidade, elaborar prestação de contas, cobrar relatórios, anotar informações, demonstrar senso de organização, transmitir recados, cadastrar documentos, preparar apresentações, recepcionar pessoas, elaborar convites e convocações, administrar conflitos, comprar material, equipamento e mobiliário, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar documentos, elaborar base de dados, capacitar equipe, formatar documentos, formular pedidos de compra, controlar cronogramas, assinar documentação escolar, avaliar a equipe, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, contornar situações adversas, levantar necessidades de material, fazer ligações telefônicas, requisitar material, selecionar pessoal, cobrar respostas, enviar convite ou convocação, registrar correspondência, adaptar-se a mudanças, demonstrar iniciativa, datilografar documentos, identificar a natureza do documento, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, cotar preços, elaborar atas, redigir documentos, atender ligações telefônicas, elaborar relatórios, digitar documentos, administrar agenda do- s executivo- s, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, priorizar compromissos e ligações telefônicas, pesquisar local, acompanhar contratos e garantias, encaminhar certificados, preparar sala/local, demonstrar dinamismo, direcionar informações, transmitir fax, contratar serviços de terceiros, elaborar planilhas e gráficos, monitorar o trabalho da equipe, reservar sala/local, anotar recados, demonstrar discrição, acompanhar processos, controlar prazos, receber correspondência, manter atualizado o banco de dados, controlar malote, trabalhar sob pressão, demonstrar pró-atividade, administrar arquivos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, reproduzir documentos, marcar compromissos.