CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve preparar apresentações, contornar situações adversas, demonstrar espírito de liderança, redigir documentos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, reproduzir documentos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, pesquisar informações e dados, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, demonstrar pró-atividade, estabelecer cronograma de atividades, atualizar arquivos, manter atualizado o banco de dados, administrar agenda do- s executivo- s, elaborar ficha de avaliação, orientar pessoas, acompanhar contratos e garantias, fazer ligações telefônicas, dar suporte em reuniões, trabalhar sob pressão, escolher cardápio, despachar com o- s executivo- s, administrar arquivos, demonstrar senso de organização, direcionar informações, capacitar equipe, controlar prazos, identificar o assunto, identificar a natureza do documento, atender ligações telefônicas, dar suporte durante o evento, cancelar compromissos, anotar informações, receber correspondência, solicitar verbas, formatar documentos, pesquisar local, priorizar compromissos e ligações telefônicas, protocolar correspondência, monitorar horários de entrada e saída, elaborar base de dados, transcrever textos, adaptar-se a mudanças, controlar cronogramas, cotar preços, monitorar o trabalho da equipe, formular pedidos de compra, demonstrar capacidade de comunicação, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, fazer check-list, demonstrar dinamismo, marcar compromissos, confeccionar clippings, elaborar convites e convocações, divulgar informações, transmitir fax, datilografar documentos, avaliar a equipe, elaborar prestação de contas, registrar correspondência, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, conferir material, tomar ditados, preparar sala/local, encaminhar pessoas, cobrar respostas, secretariar reuniões, filtrar ligações telefônicas, ordenar documentos, demonstrar sensibilidade, consultar profissionais de outras áreas, encaminhar certificados, encaminhar documentos, ler documentos, elaborar relatórios, acompanhar processos, administrar pendências, classificar documentos, enviar convite ou convocação, definir horários, transmitir recados, trabalhar em equipe, digitar documentos, elaborar planilhas e gráficos, contratar expositores e palestrantes, atender pedidos e solicitações, administrar conflitos, requisitar material, elaborar atas, adaptar espaço para armazenagem, cobrar ações, elaborar lista de presença, demonstrar paciência, comprar material, equipamento e mobiliário, cobrar relatórios, demonstrar capacidade de retórica, reservar sala/local, triar correspondência, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, levantar necessidades de material, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar iniciativa, programar as atividades da equipe, cadastrar documentos, enviar correspondência, colher assinatura, selecionar pessoal, demonstrar discrição, assinar documentação escolar, confirmar presença, contratar serviços de terceiros, controlar malote, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, fornecer informações, anotar recados, arquivar correspondência, recepcionar pessoas, administrar estresse.