CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, demonstrar competências pessoais, gerir suprimentos, gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve ordenar documentos, despachar com o- s executivo- s, administrar conflitos, fazer check-list, programar as atividades da equipe, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar iniciativa, contratar expositores e palestrantes, triar correspondência, redigir documentos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, identificar a natureza do documento, solicitar verbas, trabalhar sob pressão, cotar preços, administrar pendências, pesquisar local, confirmar presença, acompanhar contratos e garantias, controlar prazos, trabalhar em equipe, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar espírito de liderança, enviar convite ou convocação, elaborar lista de presença, administrar agenda do- s executivo- s, demonstrar pró-atividade, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar sensibilidade, arquivar correspondência, atualizar arquivos, classificar documentos, encaminhar pessoas, escolher cardápio, elaborar base de dados, marcar compromissos, controlar malote, pesquisar informações e dados, comprar material, equipamento e mobiliário, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, avaliar a equipe, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, monitorar horários de entrada e saída, elaborar ficha de avaliação, datilografar documentos, adaptar-se a mudanças, selecionar pessoal, assinar documentação escolar, cobrar respostas, protocolar correspondência, formatar documentos, preparar apresentações, atender pedidos e solicitações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, preparar sala/local, definir horários, demonstrar dinamismo, contornar situações adversas, secretariar reuniões, encaminhar certificados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, elaborar prestação de contas, demonstrar senso de organização, dar suporte em reuniões, formular pedidos de compra, receber correspondência, transmitir fax, direcionar informações, estabelecer cronograma de atividades, cadastrar documentos, contratar serviços de terceiros, divulgar informações, identificar o assunto, conferir material, elaborar relatórios, reproduzir documentos, reservar sala/local, demonstrar paciência, atender ligações telefônicas, registrar correspondência, administrar estresse, administrar arquivos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, fornecer informações, demonstrar capacidade de comunicação, levantar necessidades de material, tomar ditados, controlar cronogramas, manter atualizado o banco de dados, encaminhar documentos, adaptar espaço para armazenagem, capacitar equipe, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, elaborar planilhas e gráficos, elaborar convites e convocações, ler documentos, transcrever textos, cobrar relatórios, colher assinatura, cancelar compromissos, digitar documentos, recepcionar pessoas, confeccionar clippings, orientar pessoas, consultar profissionais de outras áreas, elaborar atas, acompanhar processos, requisitar material, cobrar ações, dar suporte durante o evento, estabelecer atribuições da equipe, enviar correspondência, filtrar ligações telefônicas, anotar informações, demonstrar capacidade de retórica, fazer ligações telefônicas, transmitir recados, demonstrar discrição, anotar recados.