CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, elaborar documentos, organizar eventos e viagens, gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve identificar a natureza do documento, elaborar planilhas e gráficos, tomar ditados, elaborar ficha de avaliação, levantar necessidades de material, contratar serviços de terceiros, estabelecer atribuições da equipe, reservar sala/local, trabalhar sob pressão, pesquisar informações e dados, capacitar equipe, datilografar documentos, controlar malote, administrar estresse, colher assinatura, filtrar ligações telefônicas, elaborar base de dados, assinar documentação escolar, marcar compromissos, estabelecer cronograma de atividades, dar suporte em reuniões, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, trabalhar em equipe, adaptar-se a mudanças, pesquisar local, demonstrar pró-atividade, administrar arquivos, demonstrar discrição, formatar documentos, selecionar pessoal, divulgar informações, demonstrar sensibilidade, atualizar arquivos, elaborar lista de presença, confeccionar clippings, cadastrar documentos, manter atualizado o banco de dados, monitorar o trabalho da equipe, receber correspondência, cobrar ações, redigir documentos, escolher cardápio, cotar preços, administrar agenda do- s executivo- s, direcionar informações, contratar expositores e palestrantes, cobrar relatórios, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, acompanhar processos, acompanhar contratos e garantias, adaptar espaço para armazenagem, elaborar convites e convocações, definir horários, ler documentos, demonstrar espírito de liderança, controlar prazos, orientar pessoas, reproduzir documentos, administrar conflitos, monitorar horários de entrada e saída, fazer ligações telefônicas, demonstrar dinamismo, demonstrar capacidade de comunicação, recepcionar pessoas, transmitir fax, enviar correspondência, demonstrar senso de organização, identificar o assunto, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, classificar documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar iniciativa, demonstrar paciência, solicitar verbas, preparar apresentações, protocolar correspondência, encaminhar ligações telefônicas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, fazer check-list, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar atas, enviar convite ou convocação, despachar com o- s executivo- s, encaminhar certificados, registrar correspondência, consultar profissionais de outras áreas, controlar cronogramas, avaliar a equipe, atender pedidos e solicitações, triar correspondência, anotar recados, secretariar reuniões, cancelar compromissos, formular pedidos de compra, programar as atividades da equipe, atender ligações telefônicas, requisitar material, elaborar relatórios, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar capacidade de retórica, dar suporte durante o evento, ordenar documentos, cobrar respostas, anotar informações, encaminhar pessoas, transcrever textos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, transmitir recados, confirmar presença, encaminhar documentos, administrar pendências, conferir material, fornecer informações, arquivar correspondência, contornar situações adversas, digitar documentos, preparar sala/local, elaborar prestação de contas.