CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, assessorar executivo- s / Área- s, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, gerenciar informações, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve contratar expositores e palestrantes, administrar arquivos, demonstrar capacidade de retórica, enviar correspondência, atender ligações telefônicas, cobrar respostas, atender pedidos e solicitações, registrar correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, receber correspondência, ler documentos, reservar sala/local, enviar convite ou convocação, elaborar planilhas e gráficos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, arquivar correspondência, filtrar ligações telefônicas, elaborar atas, datilografar documentos, cancelar compromissos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, formatar documentos, elaborar base de dados, consultar profissionais de outras áreas, avaliar a equipe, confeccionar clippings, demonstrar espírito de liderança, preparar apresentações, administrar agenda do- s executivo- s, elaborar relatórios, estabelecer cronograma de atividades, protocolar correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, demonstrar dinamismo, elaborar lista de presença, pesquisar local, demonstrar sensibilidade, escolher cardápio, identificar o assunto, transmitir fax, secretariar reuniões, contornar situações adversas, conferir material, formular pedidos de compra, assinar documentação escolar, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, controlar prazos, cobrar ações, capacitar equipe, demonstrar pró-atividade, ordenar documentos, elaborar ficha de avaliação, cobrar relatórios, colher assinatura, dar suporte em reuniões, programar as atividades da equipe, encaminhar pessoas, fazer ligações telefônicas, divulgar informações, levantar necessidades de material, transmitir recados, definir horários, encaminhar certificados, anotar informações, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, redigir documentos, confirmar presença, monitorar horários de entrada e saída, acompanhar processos, adaptar espaço para armazenagem, dar suporte durante o evento, elaborar convites e convocações, acompanhar contratos e garantias, identificar a natureza do documento, encaminhar documentos, requisitar material, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, elaborar prestação de contas, preparar sala/local, adaptar-se a mudanças, fazer check-list, selecionar pessoal, triar correspondência, classificar documentos, trabalhar em equipe, reproduzir documentos, atualizar arquivos, fornecer informações, monitorar o trabalho da equipe, administrar conflitos, direcionar informações, anotar recados, contratar serviços de terceiros, estabelecer atribuições da equipe, demonstrar discrição, encaminhar ligações telefônicas, comprar material, equipamento e mobiliário, administrar estresse, cadastrar documentos, demonstrar paciência, pesquisar informações e dados, marcar compromissos, controlar cronogramas, digitar documentos, recepcionar pessoas, cotar preços, tomar ditados, transcrever textos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, solicitar verbas, demonstrar senso de organização, orientar pessoas, controlar malote, administrar pendências, manter atualizado o banco de dados, trabalhar sob pressão, demonstrar iniciativa, despachar com o- s executivo- s, demonstrar capacidade de comunicação.