CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve atender pessoas - cliente externo e interno, gerenciar informações, gerir suprimentos, elaborar documentos, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, supervisionar equipes de trabalho, prestar serviços em idioma estrangeiro, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve atender ligações telefônicas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar discrição, priorizar compromissos e ligações telefônicas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, controlar malote, encaminhar pessoas, confirmar presença, pesquisar informações e dados, traduzir documentos, enviar correspondência, monitorar horários de entrada e saída, elaborar relatórios, requisitar material, protocolar correspondência, encaminhar certificados, direcionar informações, filtrar ligações telefônicas, estabelecer cronograma de atividades, digitar documentos, atualizar arquivos, estabelecer atribuições da equipe, cadastrar documentos, capacitar equipe, demonstrar dinamismo, formatar documentos, escolher cardápio, anotar recados, consultar profissionais de outras áreas, secretariar reuniões, demonstrar capacidade de retórica, redigir documentos, confeccionar clippings, formular pedidos de compra, transcrever textos, demonstrar senso de organização, dar suporte durante o evento, demonstrar iniciativa, preparar apresentações, cotar preços, ciceronear visitas, elaborar atas, cobrar respostas, adaptar espaço para armazenagem, dar suporte a expatriados, elaborar planilhas e gráficos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, elaborar lista de presença, programar as atividades da equipe, controlar prazos, anotar informações, enviar convite ou convocação, demonstrar paciência, administrar arquivos, manter atualizado o banco de dados, registrar correspondência, tomar ditados, identificar a natureza do documento, transmitir recados, monitorar o trabalho da equipe, levantar necessidades de material, administrar pendências, despachar com o- s executivo- s, avaliar a equipe, reproduzir documentos, redigir documentos em idioma estrangeiro, elaborar convites e convocações, selecionar pessoal, administrar conflitos, reservar sala/local, elaborar prestação de contas, sintetizar textos em idioma estrangeiro, dar suporte em reuniões, adaptar-se a mudanças, datilografar documentos, demonstrar sensibilidade, divulgar informações, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, definir horários, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, fornecer informações, ordenar documentos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, preparar sala/local, elaborar base de dados, fazer ligações telefônicas, cobrar ações, contratar expositores e palestrantes, trabalhar em equipe, recepcionar pessoas, orientar pessoas, triar correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, prestar serviço de intérprete, demonstrar espírito de liderança, acompanhar contratos e garantias, identificar o assunto, administrar estresse, marcar compromissos, acompanhar processos, ler documentos, pesquisar local, cobrar relatórios, trabalhar sob pressão, encaminhar ligações telefônicas, administrar agenda do- s executivo- s, contornar situações adversas, transmitir fax, colher assinatura, elaborar ficha de avaliação, demonstrar pró-atividade, revisar traduções, cancelar compromissos, conferir material, classificar documentos, comprar material, equipamento e mobiliário, fazer check-list, atender pedidos e solicitações, solicitar verbas, controlar cronogramas, receber correspondência, arquivar correspondência, contratar serviços de terceiros.