CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve elaborar documentos, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, prestar serviços em idioma estrangeiro, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve controlar prazos, protocolar correspondência, tomar ditados, dar suporte durante o evento, administrar conflitos, acompanhar contratos e garantias, divulgar informações, administrar arquivos, arquivar correspondência, elaborar planilhas e gráficos, preparar sala/local, cadastrar documentos, elaborar atas, filtrar ligações telefônicas, atualizar arquivos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, ordenar documentos, demonstrar dinamismo, secretariar reuniões, estabelecer cronograma de atividades, capacitar equipe, identificar a natureza do documento, demonstrar paciência, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, cancelar compromissos, marcar compromissos, demonstrar senso de organização, controlar cronogramas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, datilografar documentos, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar pró-atividade, contornar situações adversas, elaborar base de dados, reproduzir documentos, dar suporte em reuniões, cotar preços, redigir documentos, fazer check-list, direcionar informações, reservar sala/local, acompanhar processos, administrar estresse, programar as atividades da equipe, sintetizar textos em idioma estrangeiro, demonstrar discrição, pesquisar informações e dados, traduzir documentos, adaptar espaço para armazenagem, confeccionar clippings, administrar pendências, cobrar relatórios, elaborar convites e convocações, manter atualizado o banco de dados, despachar com o- s executivo- s, demonstrar iniciativa, enviar convite ou convocação, trabalhar em equipe, anotar recados, registrar correspondência, adaptar-se a mudanças, digitar documentos, receber correspondência, triar correspondência, elaborar ficha de avaliação, contratar expositores e palestrantes, classificar documentos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, recepcionar pessoas, encaminhar pessoas, dar suporte a expatriados, ler documentos, enviar correspondência, demonstrar capacidade de retórica, transmitir fax, confirmar presença, conferir material, monitorar horários de entrada e saída, contratar serviços de terceiros, transmitir recados, transcrever textos, demonstrar capacidade de comunicação, fornecer informações, demonstrar espírito de liderança, elaborar prestação de contas, revisar traduções, monitorar o trabalho da equipe, cobrar ações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar relatórios, formular pedidos de compra, controlar malote, redigir documentos em idioma estrangeiro, anotar informações, administrar agenda do- s executivo- s, preparar apresentações, elaborar lista de presença, atender pedidos e solicitações, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, solicitar verbas, prestar serviço de intérprete, comprar material, equipamento e mobiliário, avaliar a equipe, colher assinatura, ciceronear visitas, levantar necessidades de material, consultar profissionais de outras áreas, formatar documentos, encaminhar certificados, identificar o assunto, trabalhar sob pressão, demonstrar sensibilidade, priorizar compromissos e ligações telefônicas, escolher cardápio, atender ligações telefônicas, cobrar respostas, orientar pessoas, pesquisar local, fazer ligações telefônicas, selecionar pessoal, estabelecer atribuições da equipe, requisitar material, definir horários.