CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins
O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.
Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.
Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.
CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.
Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.
Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10
- Profissionais das ciências e das artes.
- Secretárias(os) executivas(os) e afins.
- Profissionais das ciências sociais e humanas.
O que faz um Secretário bilíngüe
O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.
Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.
Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.
Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.
Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.
Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.
Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.
Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.
Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.
Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.
Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.
Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.
Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.
Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .
Funções do cargo
O funcionário CBO 2523-10 deve controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, elaborar documentos, gerenciar informações, prestar serviços em idioma estrangeiro, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho.
Condições de trabalho dessas profissões
Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.
Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10
O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.
Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10
Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve confirmar presença, anotar informações, arquivar correspondência, redigir documentos em idioma estrangeiro, cobrar ações, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, estabelecer atribuições da equipe, elaborar atas, atender ligações telefônicas, transmitir fax, formatar documentos, demonstrar discrição, divulgar informações, direcionar informações, redigir documentos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, protocolar correspondência, elaborar base de dados, confeccionar clippings, demonstrar capacidade de retórica, filtrar ligações telefônicas, selecionar pessoal, digitar documentos, elaborar prestação de contas, enviar convite ou convocação, recepcionar pessoas, encaminhar ligações telefônicas, triar correspondência, cancelar compromissos, cobrar relatórios, marcar compromissos, solicitar verbas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, datilografar documentos, escolher cardápio, sintetizar textos em idioma estrangeiro, classificar documentos, trabalhar sob pressão, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, identificar o assunto, definir horários, acompanhar processos, demonstrar iniciativa, orientar pessoas, contratar expositores e palestrantes, cadastrar documentos, secretariar reuniões, elaborar lista de presença, fazer ligações telefônicas, registrar correspondência, administrar conflitos, demonstrar capacidade de comunicação, ler documentos, acompanhar contratos e garantias, comprar material, equipamento e mobiliário, ciceronear visitas, controlar malote, revisar traduções, atualizar arquivos, demonstrar dinamismo, cotar preços, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar pró-atividade, transcrever textos, adaptar espaço para armazenagem, administrar arquivos, fornecer informações, prestar serviço de intérprete, administrar estresse, anotar recados, conferir material, dar suporte em reuniões, requisitar material, dar suporte a expatriados, atender pedidos e solicitações, encaminhar pessoas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, ordenar documentos, estabelecer cronograma de atividades, levantar necessidades de material, contornar situações adversas, identificar a natureza do documento, preparar sala/local, manter atualizado o banco de dados, controlar cronogramas, preparar apresentações, dar suporte durante o evento, avaliar a equipe, administrar pendências, fazer check-list, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, trabalhar em equipe, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, capacitar equipe, adaptar-se a mudanças, transmitir recados, elaborar convites e convocações, controlar prazos, consultar profissionais de outras áreas, formular pedidos de compra, administrar agenda do- s executivo- s, despachar com o- s executivo- s, colher assinatura, reproduzir documentos, encaminhar certificados, monitorar horários de entrada e saída, elaborar ficha de avaliação, contratar serviços de terceiros, demonstrar sensibilidade, demonstrar senso de organização, traduzir documentos, reservar sala/local, demonstrar paciência, enviar correspondência, elaborar relatórios, demonstrar espírito de liderança, tomar ditados, programar as atividades da equipe, pesquisar informações e dados, cobrar respostas, elaborar planilhas e gráficos, receber correspondência, pesquisar local.