CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, prestar serviços em idioma estrangeiro, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, gerenciar informações, supervisionar equipes de trabalho, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve demonstrar sensibilidade, atender ligações telefônicas, tomar ditados, divulgar informações, reproduzir documentos, direcionar informações, elaborar base de dados, cobrar respostas, redigir documentos, controlar prazos, formular pedidos de compra, avaliar a equipe, definir horários, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, confeccionar clippings, pesquisar informações e dados, ciceronear visitas, cadastrar documentos, adaptar-se a mudanças, requisitar material, encaminhar certificados, ler documentos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, protocolar correspondência, traduzir documentos, preparar apresentações, dar suporte em reuniões, secretariar reuniões, demonstrar discrição, filtrar ligações telefônicas, arquivar correspondência, fornecer informações, confirmar presença, adaptar espaço para armazenagem, contratar serviços de terceiros, demonstrar capacidade de comunicação, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, pesquisar local, formatar documentos, atender pedidos e solicitações, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar espírito de liderança, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, ordenar documentos, classificar documentos, enviar correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, consultar profissionais de outras áreas, monitorar horários de entrada e saída, dar suporte a expatriados, elaborar relatórios, cobrar relatórios, controlar cronogramas, marcar compromissos, administrar conflitos, encaminhar ligações telefônicas, orientar pessoas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, selecionar pessoal, encaminhar pessoas, administrar pendências, elaborar ficha de avaliação, levantar necessidades de material, identificar o assunto, datilografar documentos, estabelecer atribuições da equipe, elaborar convites e convocações, manter atualizado o banco de dados, transmitir fax, contornar situações adversas, controlar malote, comprar material, equipamento e mobiliário, fazer check-list, elaborar prestação de contas, administrar agenda do- s executivo- s, monitorar o trabalho da equipe, prestar serviço de intérprete, acompanhar processos, cancelar compromissos, colher assinatura, registrar correspondência, demonstrar senso de organização, elaborar lista de presença, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, programar as atividades da equipe, cobrar ações, anotar recados, digitar documentos, preparar sala/local, elaborar atas, identificar a natureza do documento, redigir documentos em idioma estrangeiro, recepcionar pessoas, demonstrar paciência, solicitar verbas, contratar expositores e palestrantes, demonstrar capacidade de retórica, triar correspondência, transmitir recados, trabalhar sob pressão, atualizar arquivos, administrar arquivos, transcrever textos, administrar estresse, estabelecer cronograma de atividades, elaborar planilhas e gráficos, revisar traduções, escolher cardápio, receber correspondência, reservar sala/local, demonstrar pró-atividade, enviar convite ou convocação, acompanhar contratos e garantias, demonstrar dinamismo, capacitar equipe, conferir material, trabalhar em equipe, fazer ligações telefônicas, sintetizar textos em idioma estrangeiro, demonstrar iniciativa, anotar informações, despachar com o- s executivo- s, dar suporte durante o evento, cotar preços.