CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve elaborar documentos, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerenciar informações, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, organizar eventos e viagens, controlar correspondência física e eletrônica, prestar serviços em idioma estrangeiro, assessorar executivo- s / Área- s.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve anotar informações, direcionar informações, filtrar ligações telefônicas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, atender pedidos e solicitações, demonstrar pró-atividade, divulgar informações, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, priorizar compromissos e ligações telefônicas, fazer check-list, administrar arquivos, tomar ditados, elaborar lista de presença, comprar material, equipamento e mobiliário, controlar cronogramas, datilografar documentos, demonstrar capacidade de retórica, escolher cardápio, cancelar compromissos, administrar pendências, definir horários, orientar pessoas, transcrever textos, redigir documentos em idioma estrangeiro, recepcionar pessoas, contornar situações adversas, enviar correspondência, sintetizar textos em idioma estrangeiro, controlar malote, adaptar espaço para armazenagem, contratar serviços de terceiros, ciceronear visitas, atender ligações telefônicas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, dar suporte durante o evento, identificar a natureza do documento, cobrar relatórios, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, revisar traduções, dar suporte em reuniões, conferir material, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, levantar necessidades de material, ordenar documentos, fornecer informações, cadastrar documentos, formatar documentos, elaborar base de dados, ler documentos, dar suporte a expatriados, protocolar correspondência, trabalhar sob pressão, monitorar o trabalho da equipe, elaborar ficha de avaliação, traduzir documentos, reservar sala/local, cobrar respostas, elaborar prestação de contas, administrar estresse, pesquisar informações e dados, classificar documentos, colher assinatura, preparar apresentações, manter atualizado o banco de dados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, fazer ligações telefônicas, demonstrar paciência, contratar expositores e palestrantes, solicitar verbas, demonstrar capacidade de comunicação, formular pedidos de compra, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, preparar sala/local, marcar compromissos, administrar conflitos, demonstrar iniciativa, redigir documentos, administrar agenda do- s executivo- s, arquivar correspondência, transmitir recados, enviar convite ou convocação, triar correspondência, despachar com o- s executivo- s, atualizar arquivos, identificar o assunto, elaborar planilhas e gráficos, selecionar pessoal, receber correspondência, demonstrar discrição, elaborar atas, requisitar material, capacitar equipe, estabelecer atribuições da equipe, demonstrar dinamismo, reproduzir documentos, encaminhar certificados, confirmar presença, elaborar relatórios, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, digitar documentos, cobrar ações, cotar preços, confeccionar clippings, controlar prazos, consultar profissionais de outras áreas, trabalhar em equipe, registrar correspondência, avaliar a equipe, demonstrar espírito de liderança, programar as atividades da equipe, pesquisar local, encaminhar pessoas, adaptar-se a mudanças, prestar serviço de intérprete, anotar recados, elaborar convites e convocações, estabelecer cronograma de atividades, monitorar horários de entrada e saída, transmitir fax, secretariar reuniões, demonstrar sensibilidade, acompanhar processos, acompanhar contratos e garantias.