CBO 2523-15 - Secretária trilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins
O profissional no cargo de Secretária trilíngüe CBO 2523-15 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.
Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.
Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em duas línguas estrangeiras Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.
CBO 2523-15 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.
Confira funções, descrição do cargo de Secretária trilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-15 em todo Brasil.
Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-15
- Profissionais das ciências e das artes.
- Secretárias(os) executivas(os) e afins.
- Profissionais das ciências sociais e humanas.
O que faz um Secretária trilíngüe
O Secretária trilíngüe CBO 2523-15 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.
Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.
Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.
Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.
Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.
Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos.
Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.
Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.
Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em três idiomas.
Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.
Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.
Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.
Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em dois idiomas estrangeiros – inglês e/ou espanhol e/ou alemão e/ou francês e/ou italiano e/ ou japonês e/ ou chinês, entre outras possibilidades, além da língua nacional.
Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e línguas estrangeiras de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .
Funções do cargo
O funcionário CBO 2523-15 deve supervisionar equipes de trabalho, demonstrar competências pessoais, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, controlar correspondência física e eletrônica, atender pessoas - cliente externo e interno, gerir suprimentos, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos, prestar serviços em idioma estrangeiro, gerenciar informações.
Condições de trabalho dessas profissões
Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.
Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-15
O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.
Atividades exercidas por um Secretária trilíngüe CBO 2523-15
Um Secretária trilíngüe (ou sinônimo) deve trabalhar sob pressão, secretariar reuniões, demonstrar discrição, anotar recados, sintetizar textos em idioma estrangeiro, despachar com o- s executivo- s, cadastrar documentos, divulgar informações, conferir material, demonstrar paciência, traduzir documentos, datilografar documentos, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar relatórios, encaminhar certificados, avaliar a equipe, cobrar respostas, escolher cardápio, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, orientar pessoas, demonstrar pró-atividade, requisitar material, contratar expositores e palestrantes, levantar necessidades de material, elaborar planilhas e gráficos, dar suporte durante o evento, administrar pendências, confirmar presença, elaborar convites e convocações, identificar o assunto, formular pedidos de compra, fornecer informações, adaptar-se a mudanças, marcar compromissos, dar suporte a expatriados, preparar sala/local, revisar traduções, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, manter atualizado o banco de dados, arquivar correspondência, registrar correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, trabalhar em equipe, elaborar ficha de avaliação, priorizar compromissos e ligações telefônicas, cotar preços, transmitir fax, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, direcionar informações, demonstrar iniciativa, capacitar equipe, cobrar relatórios, identificar a natureza do documento, cancelar compromissos, monitorar o trabalho da equipe, recepcionar pessoas, encaminhar pessoas, transmitir recados, anotar informações, administrar conflitos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, digitar documentos, fazer ligações telefônicas, contratar serviços de terceiros, administrar arquivos, administrar agenda do- s executivo- s, ler documentos, pesquisar local, acompanhar processos, consultar profissionais de outras áreas, atualizar arquivos, administrar estresse, encaminhar documentos, redigir documentos, preparar apresentações, fazer check-list, demonstrar senso de organização, controlar cronogramas, classificar documentos, estabelecer cronograma de atividades, pesquisar informações e dados, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar prestação de contas, definir horários, demonstrar dinamismo, colher assinatura, programar as atividades da equipe, reproduzir documentos, estabelecer atribuições da equipe, dar suporte em reuniões, redigir documentos em idioma estrangeiro, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, contornar situações adversas, cobrar ações, formatar documentos, demonstrar capacidade de retórica, elaborar atas, receber correspondência, enviar correspondência, controlar malote, reservar sala/local, selecionar pessoal, controlar prazos, protocolar correspondência, prestar serviço de intérprete, ciceronear visitas, filtrar ligações telefônicas, adaptar espaço para armazenagem, triar correspondência, solicitar verbas, elaborar base de dados, demonstrar sensibilidade, acompanhar contratos e garantias, encaminhar ligações telefônicas, monitorar horários de entrada e saída, elaborar lista de presença, atender ligações telefônicas, atender pedidos e solicitações, tomar ditados, enviar convite ou convocação, confeccionar clippings, demonstrar espírito de liderança, ordenar documentos, transcrever textos.