CBO 2523-15 - Secretária trilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária trilíngüe CBO 2523-15 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em duas línguas estrangeiras Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-15 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária trilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-15 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-15

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária trilíngüe

O Secretária trilíngüe CBO 2523-15 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em três idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em dois idiomas estrangeiros – inglês e/ou espanhol e/ou alemão e/ou francês e/ou italiano e/ ou japonês e/ ou chinês, entre outras possibilidades, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e línguas estrangeiras de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-15 deve arquivar documentos físicos e eletrônicos, elaborar documentos, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, controlar correspondência física e eletrônica, prestar serviços em idioma estrangeiro.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-15

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária trilíngüe CBO 2523-15

Um Secretária trilíngüe (ou sinônimo) deve atualizar arquivos, avaliar a equipe, contratar serviços de terceiros, sintetizar textos em idioma estrangeiro, ordenar documentos, formular pedidos de compra, demonstrar iniciativa, elaborar convites e convocações, tomar ditados, trabalhar sob pressão, cobrar ações, confirmar presença, preparar sala/local, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar senso de organização, administrar agenda do- s executivo- s, fazer ligações telefônicas, arquivar correspondência, transmitir recados, atender ligações telefônicas, protocolar correspondência, demonstrar capacidade de retórica, confeccionar clippings, demonstrar espírito de liderança, acompanhar processos, requisitar material, marcar compromissos, identificar a natureza do documento, capacitar equipe, enviar correspondência, atender pedidos e solicitações, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, estabelecer cronograma de atividades, adaptar-se a mudanças, acompanhar contratos e garantias, dar suporte durante o evento, transcrever textos, monitorar o trabalho da equipe, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, administrar estresse, elaborar relatórios, digitar documentos, levantar necessidades de material, solicitar verbas, ler documentos, controlar malote, reservar sala/local, cotar preços, anotar informações, identificar o assunto, comprar material, equipamento e mobiliário, ciceronear visitas, despachar com o- s executivo- s, encaminhar pessoas, enviar convite ou convocação, fazer check-list, cobrar respostas, preparar apresentações, elaborar ficha de avaliação, formatar documentos, pesquisar local, datilografar documentos, demonstrar dinamismo, estabelecer atribuições da equipe, filtrar ligações telefônicas, colher assinatura, anotar recados, escolher cardápio, contornar situações adversas, elaborar lista de presença, redigir documentos em idioma estrangeiro, revisar traduções, manter atualizado o banco de dados, registrar correspondência, controlar cronogramas, classificar documentos, cancelar compromissos, elaborar base de dados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, orientar pessoas, administrar conflitos, consultar profissionais de outras áreas, adaptar espaço para armazenagem, traduzir documentos, selecionar pessoal, dar suporte em reuniões, prestar serviço de intérprete, trabalhar em equipe, pesquisar informações e dados, transmitir fax, redigir documentos, direcionar informações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, cadastrar documentos, demonstrar capacidade de comunicação, recepcionar pessoas, encaminhar certificados, administrar pendências, monitorar horários de entrada e saída, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, demonstrar paciência, elaborar planilhas e gráficos, administrar arquivos, reproduzir documentos, controlar prazos, triar correspondência, definir horários, conferir material, demonstrar pró-atividade, programar as atividades da equipe, encaminhar ligações telefônicas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, contratar expositores e palestrantes, demonstrar discrição, priorizar compromissos e ligações telefônicas, cobrar relatórios, divulgar informações, dar suporte a expatriados, demonstrar sensibilidade, elaborar prestação de contas, secretariar reuniões, elaborar atas, receber correspondência, fornecer informações, encaminhar documentos.